Buchführung – was ist das?

Jeder Unternehmer ist nach §38 Handelsgesetzbuch (HGB) zur Buchführung verpflichtet. Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden. Worauf es bei der Buchführung konkret ankommt, soll im Folgenden an einigen Praxisbeispielen verdeutlicht werden.

Die Existenzgründer Peter und Matthias treffen sich auf einen Kaffee. Matthias ist ziemlich unruhig. Er hat von seinem Steuerberater die Aufforderung bekommen, seine Buchführung abzugeben, hat aber keine Ahnung, was genau zu tun ist.
Peter weiß Rat: "Ich habe letzte Woche ein spannendes Seminar zu dem Thema besucht. Ich kann Dir sagen, was Buchführung ist!"

Das sagt das Gesetz: Definition Buchführung

Buchführung bezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einer Unternehmung aufgrund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild einer Unternehmung und wichtige Informationsquelle für den Unternehmer. Außerdem dient sie dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen.

Matthias reagiert verwirrt: "Das klingt aber kompliziert!" – "Ist es gar nicht", kontert Peter, "wenn Du dieses Wortungetüm in drei handliche Vokabeln aufdröselst, ist es ganz einfach. Ein Beispiel: Du fährst zur Post und kaufst Dir Briefmarken. Das ist der Geschäftsvorfall."

Definition von Geschäftsvorfall

Ein Geschäftsvorfall oder Geschäftsfall ist ein Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen beeinflusst bzw. verändert. Ein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in seiner Buchführung lückenlos zu erfassen, um so den finanziellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren.

"Gut", meint Matthias, "das sind also Geschäftsvorfälle, aber was heißt dann: aufgrund von Belegen?!"

"Das kann ich Dir auch an unserem Beispiel erklären: Dafür, dass Du die Briefmarken gekauft hast, bekommst Du einen Beleg. Den brauchst Du für Deine Buchführung. Jeder Deiner Geschäftsvorfälle produziert einen Beleg. Sie sind für Deine Buchführung sehr wichtig, denn es gibt in der Buchführung einige Grundregeln und eine davon heißt:

Keine Buchung ohne Beleg!

Jeder Geschäftsvorfall wird mit einem Buchungssatz festgehalten und somit gebucht. Dabei wird stets auf den Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg“ geachtet."

"Was genau ist denn ein Beleg und was mache ich damit?" will Matthias wissen.

Definition von Beleg

Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

"Ganz wichtig ist außerdem, dass Du Deine Buchführungsunterlagen, also auch die Belege, ordnungsgemäß aufbewahrst" erklärt Peter weiter. "Also nicht in einem Schuhkarton, sondern eben mit System, damit das Ganze in kurzer Zeit nachvollziehbar ist. So ist die Buchführung dann klar und übersichtlich – auch für Andere! Das Finanzamt möchte z. B. etwas daraus lesen oder es kommt ein Betriebsprüfer oder aber die Bank braucht Deine Unterlagen und Auswertungen."

Matthias ist erleichtert: "Na, dann werde ich jetzt mal schnell meinen Schuhkarton mit den Belegen in ein System bringen und um meine Buchführung zu erstellen. Mal sehen, was das Ganze über mein Unternehmen aussagt! Danke für den Tipp!"