Integrieren Sie die „schwächeren“ Teammitglieder
Beachten Sie unbedingt die Machtverhältnisse im virtuellen Team, die sich aus den örtlichen und kulturellen Verhältnissen ergeben. Etwaiges Ungleichgewicht sollten Sie als Teamleiter nicht nur erkennen, sondern auch ansprechen und bearbeiten.
Jene Teammitglieder müssen ganz besonders beachtet werden, die in der kulturellen Unterzahl sind, besonders weit entfernt vom Teamleiter oder vom Rest des Teams sitzen und auch nicht dieselbe Nationalität wie der Teamleiter oder die Muttergesellschaft haben oder etwas schlechter Englisch sprechen.
Als Teamleiter sollten Sie die ungleichen Verhältnisse ansprechen und diese Teammitglieder immer wieder ganz bewusst integrieren. Stellen Sie klar, dass diese Machtfaktoren nichts mit dem fachlichen Können und dem Wert der Mitarbeiter zu tun haben. Die Ungleichheit ergibt sich vorrangig daraus, dass bestimmte Mitarbeiter es schwieriger haben, an für sie notwendige Informationen zu kommen und sich mit ihrem Fachwissen entsprechend im Team zu positionieren.
Sie könnten zum Beispiel diesen benachteiligten Teammitgliedern jeweils ein anderes begünstigtes Teammitglied als eine Art Mentor zur Seite stellen mit der Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das „schwächere“ Teammitglied die gleichen Informationen besitzt wie alle anderen.
Bei Sprachproblemen sind Online-Sprachkurse nützlich und denkbar. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass die Muttersprachler klar und deutlich sprechen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder stets gut folgen können.
Kick-off-Meeting und Teamcharta
Unbedingt wünschenswert zu Beginn der Zusammenarbeit im virtuellen Team ist ein Kick-off-Meeting, zu dem die Teammitglieder an einem Ort zusammenkommen.
Die Teammitglieder bekommen so die Chance, sich kennenzulernen und eine gemeinsame Arbeitsebene zu finden. Ziele und Rollen sowie Regeln für den Umgang miteinander sollten klar in einer Teamcharta definiert werden. Dies erfordert mehr Zeit als bei rein nationalen bzw. lokalen Teams und ist auch wichtiger, da spätere informelle Abstimmungen im virtuellen Team schwieriger möglich sind.
Aufgrund der räumlichen Distanz im Arbeitsalltag ist ein Teamevent zum Kennenlernen und zur Vertrauensbildung für virtuelle Teams sehr wichtig. Hier sollten Spaß, Kennenlernen und das gemeinsame Erlebnis bei der Lösung kleiner Aufgaben im Vordergrund stehen. Ein gemeinsames Abendessen ist zwar besser als nichts, doch die Zeit kann mit ganz speziellen Teambuilding-Maßnahmen noch viel effizienter und gewinnbringender zur Vertrauensbildung verwendet werden.
Sollten Sie die Kosten trotzdem scheuen bzw. das Budget nicht genehmigt bekommen, um alle an einem Ort zusammenkommen zu lassen, sollten Sie unbedingt ein professionell moderiertes virtuelles Kick-off-Meeting in Betracht ziehen. Dies kann mit kürzeren virtuellen Teambuilding-Einheiten über einen längeren Zeitraum angereichert werden und erleichtert die Zusammenarbeit später enorm.
Interkulturelles Teamtraining
Am besten verbindet man das Kick-off-Meeting mit einem Teambuilding-Event und einem interkulturellen Teamtraining. Das interkulturelle Training ermöglicht und flankiert die gemeinsame Erstellung der Teamcharta mit verbindlichen Regeln für die Zusammenarbeit, die von allen dann auch wirklich gelebt werden. Die kulturellen Aspekte der Zusammenarbeit werden hier ausführlich besprochen und diskutiert.
Oft wird der Einfluss der Kultur in einem multinationalen virtuellen Team ignoriert, und ein großes Produktivitäts- und Innovationspotenzial geht so verloren. Auch wenn alle Teammitglieder aus demselben groben Kulturkreis stammen, ist ein interkulturelles Trainings sinnvoll:
Gerade wenn wir uns äußerlich nicht sonderlich unterscheiden, ist die Gefahr umso größer, dass kulturell bedingte Missverständnisse auftreten, die nicht als solche erkannt werden. So entstehen schnell persönliche Differenzen, oder nationale Stereotypen werden unnötig verstärkt. Dies erschwert eine effiziente und lösungsorientierte Zusammenarbeit enorm.
Zwischen den einzelnen europäischen Nationen zum Beispiel ist der kulturelle Unterschied weniger im sichtbaren Bereich angesiedelt als mehr im unsichtbaren, z. B. in bestimmten Werten, die unsere Handlungen und unsere Kommunikation erklären und begreifbar machen. Eine Studie von Jonas F. Puck an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg von 2007 hat erstmals empirisch nachgewiesen, dass die Teilnahme an einem interkulturellen Training die Effizienz multinationaler Teams erhöht.