Ein internationales Team zu führen ist eine Herausforderung – auch für uns Deutsche. Da Ihre internationalen Projektmitarbeiter mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr Wert auf persönliche Beziehungen bei der Zusammenarbeit legen als es in Deutschland üblich ist, nehmen Sie sich bei internationalen Projekten am Anfang bewusst Zeit für die Kennenlernphase. Das wird sich hinterher bei der Kommunikation und Zusammenarbeit auszahlen.
Kombinieren Sie ein Kick-off Meeting vor Ort mit einem Teambuilding-Event oder veranstalten Sie ein virtuelles Teambuilding, bei dem sich die Teammitglieder auch persönlich näher kennenlernen können. Nehmen Sie sich auch in Ihren virtuellen Meetings bewusst Zeit für Smalltalk und erzählen Sie als Projektleiter auch einmal etwas Persönliches über sich.
Zum Thema empfiehlt die experto-Redaktion:
Interkulturelle Kompetenzen
Erarbeiten Sie gemeinsame Regeln und erklären Sie den Sinn der Prozesse
Um eine höhere Verbindlichkeit von Regeln zu erreichen, erarbeiten
Sie am besten die Regeln für die Projektzusammenarbeit gemeinsam mit
Ihrem Team. Erklären Sie den Sinn bestehender Prozesse, die Ihnen
wichtig sind, und versuchen Sie so flexibel wie möglich zu sein, wenn
Mitarbeiter von diesen Prozessen abweichen. Konzentrieren Sie sich
generell mehr auf die Ziele als die Prozesse zur Zielerreichung.
Seien Sie in Ihrer Terminabsprache flexibel
Da Termine nicht in allen Kulturen so verbindlich gesehen werden wie
in Deutschland, planen Sie wenn möglich größere Zeitpuffer ein. Erklären
Sie immer, warum bestimmte Termine wichtig sind und welche Konsequenzen
für Projektkollegen und den Projekterfolg entstehen, wenn diese Termine
nicht eingehalten werden können.
Klären Sie im Kick-off, wie und wann Sie informiert werden wollen,
wenn die Einhaltung von Terminen in Gefahr ist und holen Sie sich
möglichst die Zustimmung aller Projektmitglieder hierzu. Fragen Sie
sicherheitshalber trotzdem ab und an freundlich nach, ob die Termine für
die einzelnen Arbeitspakete auch eingehalten werden können und wie es
läuft.
Seien Sie flexibel beim Umgang mit Unterbrechungen
Da es in einigen Ländern absolut üblich ist, sich zu unterbrechen und
immer mehrere Aufgaben parallel zu machen, besprechen Sie am besten
verbindliche Regeln für gemeinsame virtuelle Projektmeetings. Erklären
Sie zum Beispiel, dass es im virtuellen Meeting wichtig ist, dass man
sich nicht gegenseitig unterbricht, da die Beiträge sonst schwer
verstanden werden. Werden Sie fit bei der Moderation von virtuellen Teammeetings und zeigen Sie Ihre Souveränität.
Seien Sie sich bewusst, dass einige Ihrer internationalen
Projektmitarbeiter eine sofortige Reaktion auf Instant Messages, SMS
oder auch E-Mails erwarten. In anderen Kulturen ist es
selbstverständlich, alles zu unterbrechen, wenn eine neue Nachricht auf
dem Computer oder Smartphone erscheint. Machen Sie im Projektteam klar,
wann und wie Sie gut zu erreichen und für Unterbrechungen offen sind und
wie schnell man von Ihnen Reaktionen erwarten kann oder auch nicht.
Damit steuern Sie die Erwartungshaltung Ihrer Projektmitarbeiter von
Anfang an und beugen Vertrauensverlusten vor. Hierfür eignet sich das
Kick-off Meeting.
Verbinden Sie Ehrlichkeit mit freundlicher Diplomatie
Wir Deutschen pflegen generell eine sehr offene und direkte Kommunikation. Im internationalen Kontext kommen Sie jedoch meist schneller zum Ziel, wenn Sie etwas indirekter kommunizieren. Formulieren Sie z. B. Aufforderungen als Bitten mit einer klaren Terminvorgabe. Wenn Sie Bitten abschlagen müssen, sagen Sie "nein" auf die nette Art und begründen Sie Ihre Absage. Seien Sie vorsichtig mit Kritik und beachten Sie hierbei unbedingt die bekannten Feedbackregeln.
Vergessen Sie auch nicht, Mitarbeiter zu loben oder sich zu bedanken, wenn etwas gut geklappt hat. Ein interkulturelles Teamtraining am Anfang macht die Kommunikation im internationalen Projekt viel effektiver und verhindert interkulturelle Missverständnisse, die manchmal das Projekt zum Scheitern bringen können.
Lesen Sie hier den ersten Teil dieser Artikelserie:
"Wie Sie als Deutscher internationale Projektteams leiten"