Rechnungen bei Registrierkassen und PC-Kassen für Betriebsprüfungen fit machen

In vielen Wirtschaftszweigen kommen Registrierkassen und PC-Kassen zum Einsatz, allerdings bringen diese praktischen Helfer oftmals große Schwierigkeiten bei Betriebsprüfungen, da sich die Prüfer an den nicht eingehaltenen Vorgaben stören. Grund genug, an dieser Stelle eine Checkliste für die Aufzeichnungspflichten bei Registrierkassen und PC-Kassen zu erstellen.

Checkliste Registrierkassen/PC-Kassen

  • Sie müssen nach Beendigung des Tagesgeschäfts ein Tagesendsummenbon (Z-Bon) erstellen.
  • Die täglichen Tagesendsummenbons müssen fortlaufend nummeriert sein.
  • Auf den Tagesendsummenbons müssen neben der Nummerierung (Z-Nummern) auch Stornobuchungen, getrennt nach Managerstorno und anderen Stornoarten, Geldentnahmen, Retouren und Zahlungswege (bar, EC-Cash, Schecks, Kreditkarte) sowie die Nutzung von Trainingsspeichern ausgewiesen werden. 
  • Bei Kassen, die über kein Modul zur Erstellung von Tagesendsummenbons verfügen, müssen alle Registrierkassenstreifen aufbewahrt werden. Nur wenn ordnungsgemäße Tagesendsummenbons erstellt werden, kann auf die Aufbewahrung der Registrierkassenstreifen verzichtet werden. Speziell bei PC-Kassensystemen muss sichergestellt sein, dass eine Datenlöschung oder Veränderung ohne Möglichkeit, die ursprünglichen Inhalte sichtbar zu machen, nicht möglich ist.
  • Die Organisationsunterlagen des Kassensystems sind aufzubewahren. Dazu gehören die Bedienungsanleitung, die Programmierungsanleitung sowie alle Programmierungsprotokolle.
  • Die Bar-Einnahmen sind ebenso wie die Bar-Ausgaben, die Bar-Entnahmen bzw. Einlagen sowie Bar-Geldtransfers, in ein monatliches Kassenbuch einzutragen. Dieses ist chronologisch zu führen.
  • Bei Geschäften, bei denen der Kunde namentlich bekannt ist, wie bei Catering-Aufträgen und Veranstaltungen, sind die Geschäftsvorfälle separat aufzuzeichnen und Rechnungen zu erstellen. Eine anonyme Kassenbuchung ist nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen
Neben der korrekten Führung der Unterlagen ist ein besonderes Augenmerk auf die Aufbewahrungspflichten zu legen. Kassenbücher, Tagesendsummenbons und Kassenstreifen gehören zu den Büchern und Aufzeichnungen im Sinne der Abgabenordnung. Ebenfalls aufzubewahren sind die sogenannten Organisationsunterlagen, wie Bedienungsanleitungen, Programmierungsanleitungen und Programmierungsprotokolle.