Kündigungsschreiben: Die richtige Formulierung und notwendige Angaben

Eine Kündigung stellt eine einseitige empfangsbedürftige und rechtsgestaltende Willenserklärung dar, mit der das Arbeitsverhältnis für die Zukunft aufgelöst werden soll. Aus dem Inhalt des Kündigungsschreibens muss daher der Wille des Arbeitgebers eindeutig hervorgehen, das Arbeitsverhältnis für die Zukunft beenden zu wollen.

Anders als vielfach angenommen, ist es allerdings nicht erforderlich, dass im Kündigungsschreiben die Worte "Kündigung" oder "kündigen" verwendet werden. Vielmehr reicht es auch, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, dass der Arbeitgeber mit dem Kündigungsschreiben das Arbeitsverhältnis für die Zukunft beenden will.

Will der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer außerordentlich kündigen, so muss das Kündigungsschreiben inhaltlich unzweideutig erkennen lassen, dass das Arbeitsverhältnis außerordentlich und aus wichtigem Grund gelöst werden soll.

Müssen im Kündigungsschreiben Gründe angegeben werden?
Von einigen wenigen Ausnahmefällen einmal abgesehen (§ 22 Abs. 3 BBiG) muss der Arbeitgeber im Kündigungsschreiben keine Gründe nennen, warum das Arbeitsverhältnis aufgelöst wird. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber nur bei Vorliegen eines Grundes zur Kündigung berechtigt ist (§ 1 KSchG, § 626 BGB). Allerdings muss der Arbeitgeber, der im Kündigungsschreiben keine Kündigungsgründe aufführt, seinem Arbeitnehmer den Kündigungsgrund auf Verlangen mitteilen.

Der Arbeitnehmer erhält erst hierdurch die Möglichkeit, die Erfolgsaussichten eines etwaigen Prozesses zu überprüfen. Verstößt der Arbeitgeber gegen die Pflicht, seinem Arbeitnehmer die Kündigungsgründe mitzuteilen, führt dies aber nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung. Möglicherweise bestehen aber Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers, etwa im Hinblick auf die Kosten des Kündigungsschutzverfahrens.

Formvorschriften zum Kündigungsschreiben
Eine Kündigung ist vom Arbeitgeber immer schriftlich zu erklären. Schriftform bedeutet, dass das Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden muss (§ 126 Abs. 1 BGB). Ein elektronisch übermitteltes Kündigungsschreiben (z. B. per Fax oder E-Mail) ist ebenso unwirksam, wie eine mündliche Kündigung.

Abgabe und Zugang des Kündigungsschreibens
Für seine Wirksamkeit muss das Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber abgegeben werden und dem Arbeitnehmer persönlich zugehen (§ 130 Abs. 1 BGB). Das Kündigungsschreiben bzw. die Kündigung wird nicht wirksam, wenn dem Arbeitnehmer vorher oder gleichzeitig ein Widerruf zugeht. Eine Rücknahme der Kündigungserklärung ist damit grundsätzlich nicht mehr möglich, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist, es sei denn, die Kündigung wird rechtzeitig widerrufen (§ 130 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Das Kündigungsschreiben gilt zu dem Zeitpunkt als empfangen, in dem es in den Machtbereich des Empfängers gelangt, also er das Schreiben unter normalen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Damit kommt es nicht darauf an, wann der Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben tatsächlich zur Kenntnis nimmt.

Beispiel: Übersendet der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben per Post, geht es dem Arbeitnehmer in dem Moment zu, in dem mit einer Leerung des Hausbriefkastens gerechnet werden kann.

Hinweis: Das Kündigungsschreiben eines Arbeitgebers geht dem Arbeitnehmer auch dann zu, wenn dieser seinen Erholungsurlaub mit Wissen des Arbeitgebers nicht zu Hause verbringt. Das Bundesarbeitsgericht begründet dies damit, dass es dem Arbeitgeber möglich sein muss, mit Rücksicht auf Kündigungsfristen auch während des Urlaubs des Arbeitnehmers zu kündigen (BAG 16.3.1988 AP Nr. 16 zu § 130 BGB).

Zugang des Kündigungsschreibens
Der Zeitpunkt des Zugangs des Kündigungsschreibens ist unter mehreren Gesichtspunkten von Bedeutung. Insbesondere muss der Arbeitnehmer drei Wochen nach Zugang des Kündigungsschreibens eine Kündigungsschutzklage erheben, sonst fingiert das Gesetz die Wirksamkeit der Kündigung (§§ 4, 7 KSchG).

In Fällen, in denen zum Zeitpunkt des (unterstellten) Zugangs des Kündigungsschreibens der Arbeitnehmer von der Kündigung tatsächlich keine Kenntnis genommen hat, hat er im Falle seiner unverschuldeten Unkenntnis das Recht auf nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage nach § 5 KSchG.

Mit dem Kündigungsschreiben beginnen bestimmte Fristen
Der Zugang des Kündigungsschreibens, mit dem das Arbeitsverhältnis ordentlich gekündigt werden soll, setzt den Lauf der Kündigungsfrist in Gang, also den Zeitraum zwischen Kündigung und Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 622 BGB).

Bei einer außerordentlichen Kündigung muss das Kündigungsschreiben innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis der Tatsachen erfolgen, die zur Kündigung berechtigen (§ 626 Abs. 2 BGB).

Hat der Arbeitnehmer den Empfang des Kündigungsschreibens absichtlich vereitelt, so muss er sich so behandeln lassen, als wenn ihm auf normalem Weg die Kündigung zugegangen wäre (§ 242 BGB).

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer, der eine Kündigung erwartet, verschweigt dem Arbeitgeber bewusst seinen Umzug und kann das Kündigungsschreiben - das der Arbeitgeber die Kündigung an die alte Adresse schickt - nicht entgegen nehmen.

Beispiel 2: Unterlässt es ein ortsabwesender Arbeitnehmer, das per Einschreiben übersandte Kündigungsschreiben beim Postamt abzuholen, kommt es darauf an, ob er mit einer Kündigung rechnen musste.

Vereitelt der Arbeitnehmer die Zustellung des Kündigungsschreibens, ist der Arbeitgeber gehalten, die Kündigungserklärung unverzüglich zu wiederholen, um zum Ausdruck zu bringen, dass er an der Kündigung festhalten will. Das Kündigungsschreiben gilt dann als zu dem Zeitpunkt zugegangen, zu dem der Arbeitnehmer nach normalem Lauf der Dinge davon Kenntnis genommen hätte.

Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben bei ordentlicher Kündigung
Ein Arbeitnehmer muss in seinem Kündigungsschreiben grundsätzlich keinen Kündigungsgrund vorbringen. Das gilt grundsätzlich auch für die ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber. Genießt der Arbeitnehmer aber einen allgemeinen Kündigungsschutz nach § 1 KSchG, ist die durch das Kündigungsschreiben ausgesprochene Kündigung durch den Arbeitgeber nur wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist (§ 1 Abs. 1 KSchG.).

Eine Kündigung ist gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 KSchG sozial ungerechtfertigt, wenn sie nicht durch Gründe, die in der Person oder in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen, oder durch dringende betriebliche Erfordernisse, die einer Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers in diesem Betrieb entgegenstehen, bedingt ist.

Eine durch das Kündigungsschreiben übermittelte betriebsbedingte Kündigung, die den Anforderungen des Kündigungsschutzgesetzes entspricht, kann gleichwohl sozialwidrig sein, nämlich bei einer fehlerhaften Sozialauswahl (§ 1 Abs. 3 KSchG).

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