In dem Fall ging es um die Zwangsvollstreckung aus einer Entscheidung, mit der der Arbeitgeber verurteilt worden war, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Er trug in dem neuen Verfahren vor, er habe diesen Anspruch bereits erfüllt. Gänzlich andere Ansicht war der Mitarbeiter. Das LAG hatte nun zu entscheiden, ob der Arbeitgeber seiner Verpflichtung aus dem ersten Urteil nachgekommen war (Beschluss des LAG Baden-Württemberg vom 15.11.2012, Az.: 4 Ta 15/12).
Es ging dabei überhaupt nicht mehr um die Verpflichtung, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Dies war bereits in dem ersten Verfahren abschließend geklärt.
Das Problem war nun, dass der Arbeitgeber die Abmahnung zwar aus der Personalakte entfernt hatte, er hatte sie aber nicht komplett vernichtet, sondern nur in einen anderen Ordner verschoben. Dies ging dem Mitarbeiter nicht weit genug. Daher war er der Ansicht, der Arbeitgeber hatte seine Verpflichtung aus dem ersten Urteil noch nicht erfüllt.
Ähnlich sah das das Landesarbeitsgericht. Es ging davon aus, dass die bloße Verschiebung der Abmahnung in eine andere Akte oder einen anderen Dateiordner zur Erfüllung der Verpflichtung aus dem ersten Urteil nicht geeignet ist. Das gilt jedenfalls solange, wie der Arbeitgeber zur Vervollständigung der den Arbeitnehmer betreffenden Personalvorgänge jederzeit die gespeicherten Vorgänge wieder zusammenführen kann, um ein vollständiges Bild über den Arbeitnehmer zu erhalten. Erforderlich ist damit letztendlich die komplette physische Vernichtung der Abmahnung. Dateien sind zu löschen, Original und Kopien zu vernichten.
Abmahnung muss vernichtet werden
Diese Entscheidung ist absolut nachzuvollziehen, da die bloße Verschiebung in einen anderen Ordner oder eine andere Akte eine bloße Trickserei darstellt. Der Arbeitnehmer kann jetzt eben nicht sicher sein, dass die unzulässige Abmahnung nicht auch in Zukunft bei der Beurteilung seiner Situation eine Rolle spielt oder als Grundlage für eine Kündigung herangezogen wird.
Generell reagieren die Gerichte relativ verständnislos, wenn sie das Gefühl haben, ihre Entscheidung soll durch Trickserei ausgehebelt werden. Insofern ist die Entscheidung nicht wirklich überraschend.
Achten Sie auf eine richtige Abmahnung
Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Ihre Abmahnungen von vornherein einwandfrei sein. Denn dann riskieren Sie nicht, diese aus der Personalakte entfernen zu müssen. Dazu gehört u. a, dass der dem Mitarbeiter vorgeworfene Sachverhalt richtig erfasst und dargestellt ist. Es kommt hier auf eine detaillierte Tatsachenbeschreibung an. Diese sollte sich auch in dem Text der Abmahnung wieder finden, in dem Sie zum Beispiel formulieren:
"Am 15.12.2012 sind Sie statt um 09:00 erst um 10:15 zur Arbeit erschienen".
Vermeiden Sie unbedingt Formulierungen wie: "In den letzten drei Wochen sind Sie mehrfach zu spät gekommen". Solche Formulierungen sind zu ungenau und machen die Abmahnung wirkungslos.