Eine klassische Situation ist zum Beispiel die Überwachung von arbeitsunfähig geschriebenen Mitarbeitern. Haben Sie als Arbeitgeber einen begründeten Verdacht dahingehend, dass der Mitarbeiter während seiner Krankschreibung anderen Tätigkeiten nachgeht, die der Gesundung nicht förderlich sind, brauchen Sie Beweise für arbeitsrechtliche Maßnahmen. Denn zunächst gilt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als richtig.
Wenn Ihnen keine anderen Beweismittel zur Verfügung stehen, so kommt als letzte Möglichkeit die Überwachung des arbeitsunfähig geschriebenen Arbeitnehmers durch einen Detektiv infrage. Hierfür entstehen natürlich hohe Kosten. Unter gewissen Voraussetzungen billigt die Rechtsprechung Ihnen als Arbeitgeber einen Erstattungsanspruch hinsichtlich dieser Überwachungskosten zu.
Dabei sind allerdings folgende Voraussetzungen zu beachten, damit Sie nicht letztendlich auf den Kosten sitzen bleiben.
1. Die Überwachung muss "erfolgreich" sein
Die erste von der Rechtsprechung geforderte Voraussetzung ist, dass die Überwachung tatsächlich erfolgreich war. Das ist dann der Fall, wenn sie den Nachweis für einen vorsätzlichen Verstoß ergeben hat. Stellt der Detektiv also zum Beispiel fest, dass der arbeitsunfähig geschriebene Mitarbeiter während seiner “Arbeitsunfähigkeit“ tatsächlich auf seiner privaten Baustelle schwere körperliche Arbeiten ausführt, so ist diese Voraussetzung erfüllt.
Macht der Detektiv allerdings keine Beobachtungen, so scheitert der Anspruch auf Ersatz der Überwachungskosten schon an dieser Voraussetzung. Denn der Nachweis für einen vorsätzlichen Verstoß ist durch die Überwachungsmaßnahmen gerade nicht erfolgt.
2. Die Überwachung muss notwendig gewesen sein
Die Erstattung von Überwachungskosten kommt weiter nur dann in Betracht, wenn die Überwachung auch notwendig gewesen ist. Dazu müssen Sie einen dringenden Tatverdacht gehabt haben, dass tatsächlich eine Pflichtverletzung durch ihren Arbeitnehmer vorliegt. Sie müssen also plausible Anhaltspunkte dafür haben, dass der Arbeitnehmer gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt.
Das kann – um im Beispiel zu bleiben – der Fall sein, wenn ein Kollege den Mitarbeiter beim Einkauf großer Mengen Baustoffe im Baumarkt während der Arbeitsunfähigkeit getroffen hat. Wenn Sie zusätzlich wissen, dass der Mitarbeiter auf seiner Baustelle unter großem Zeitdruck steht, so spricht viel für die Notwendigkeit der Überwachungsmaßnahme. Die Gerichte legen hier strenge Maßstäbe an.
3. Überwachung muss das letzte Mittel sein
Ein Anspruch auf Erstattung der Überwachungskosten besteht weiter nur dann, wenn die Überwachung des Arbeitnehmers das letzte Mittel ist, um die Sache aufzuklären. Dies resultiert daraus, dass die Überwachung schnell ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers darstellen kann, die nur unter engen Voraussetzungen zulässig ist.
Als mildere Mittel, die also vor der Überwachung einzusetzen sind, kommen je nach Einzelfall zum Beispiel Anrufe oder unangekündigte Besuche zur Überprüfung in Betracht. Im Prozess um die Erstattungskosten werden Sie darlegen müssen, dass diese Maßnahmen entweder nicht weitergeholfen haben oder warum sie keinen Erfolg versprachen. Ihre entsprechenden Bemühungen und Überlegungen sollten Sie also gegebenenfalls dokumentieren, zum Beispiel durch Zeugenaussagen oder Aktennotizen.
4. Überwachungskosten müssen angemessen sein
Schließlich müssen die Überwachungskosten auch der Höhe nach angemessen sein. Es muss dazu ein vernünftiges Verhältnis zwischen ihrer Höhe und der Schwere des Verstoßes liegen. Das Bundesarbeitsgericht billigt einen Erstattungsanspruch nur für die Maßnahmen zu, die ein vernünftiger, wirtschaftlich denkender Arbeitgeber nach den Umständen des Einzelfalles zur Beseitigung der Störung bzw. zur Schadensverhütung nicht nur als zweckmäßig, sondern auch als erforderlich ergriffen haben würde.
Es geht hierbei also um Maßnahmen zur Schadensbegrenzung, nicht darum, den Arbeitnehmer durch die Überwachungskosten noch zu sanktionieren.
Last but not least: Unter diesen Voraussetzungen ist nicht nur die Erstattung von Detektivkosten möglich, sondern auch die Erstattung von Kosten für technische Einrichtungen zur Überwachung des Arbeitnehmers.