Abmahnung – So machen Sie alles richtig

Der Einfachheit halber sollten Sie sich angewöhnen, Fehlverhalten Ihrer Mitarbeiter routinemäßig zu protokollieren. Kommt z. B. ein Mitarbeiter morgens zu spät, notieren Sie sich den jeweiligen Arbeitsantritt und die Überschreitung. Auf diese Weise haben Sie im Falle des Falles alle notwendigen Unterlagen für Ermahnungen und Abmahnungen zur Hand.

Vor der Abmahnung Verhältnismäßigkeit prüfen

Überlegen Sie z. B. bei Bagatellverstößen, ob der Vorfall für eine Abmahnung
überhaupt ausreichend ist. Kein Richter wird Verständnis dafür haben, dass eine Verspätung von einer Minute oder eine einmalige Verspätung solch extreme Maßnahmen erfordert. In jedem Fall ist es ratsam, den Mitarbeiter vorher anzuhören. Das ist zwar keine Vorschrift, hilft aber, den Sachverhalt zu klären.

Bei der Abmahnung Formvorschriften beachten

Viele Abmahnungen sind schon allein deshalb nicht erfolgreich, weil die äußere Form nicht rechtmäßig ist. Sie hat schriftlich zu erfolgen und muss ganz konkret den Anlass und die Beschreibung des Fehlverhaltens beinhalten, wie im folgenden Beispiel:

"Sie sind am 22. Juli 2005 nicht zur Arbeit erschienen, ohne uns darüber zu informieren. Am 28. Juli 2005 haben Sie erst gegen 11 Uhr die Arbeit angetreten, ohne dafür eine stichhaltige Begründung liefern zu können."

Weiter muss dargelegt werden, worin die Pflicht des Mitarbeiters bestanden hätte, damit in der Abgrenzung die Pflichtverletzung klar wird:

"Sie haben jeden Tag pünktlich um 8 Uhr zur Arbeit zu erscheinen. Wenn Sie dies nicht tun, haben Sie darüber unverzüglich Mitteilung zu machen."

Schließlich legen Sie dar, welche Konsequenzen Ihrem Angestellten bei fortwährender Pflichtverletzung drohen:

"Wir machen Sie daher darauf aufmerksam, dass wir bei ähnlichen Pflichtverletzungen das Arbeitsverhältnis kündigen werden."

Die Worte Kündigung und Abmahnung müssen zwar nicht zwingend formuliert werden, allerdings empfiehlt es sich, weil sich dann niemand darauf berufen kann, dass ihm die Sache unklar gewesen sei. Und: Mahnen Sie nur ein Fehlverhalten ab, denn bei mehreren ist die Aktion nicht rechtmäßig.

Abmahnung unter Zeugen

Lassen Sie sich mit einer Abmahnung nicht allzu viel Zeit. Denn vermuten Richter, dass eine länger zurückliegende Pflichtverletzung (z. B. ein unentschuldigter Fehltag vor einem halben Jahr) nur deshalb problematisiert wird, um eine aus anderen Gründen gewollte Kündigung aussprechen zu können, haben Sie bei einem Prozess schlechte Karten. Übrigens dürfen nur jene Personen abmahnen, die gegenüber dem Mitarbeiter weisungsberechtigt sind. Sie können aber auch einen Anwalt damit bevollmächtigen. Lassen Sie sich den Erhalt der Abmahnung quittieren, damit die Zustellung später nicht bestritten werden kann. Am sichersten ist es, sie vor einem neutralen Zeugen zu übergeben.

Bei ausländischen Mitarbeitern müssen Sie sicherstellen, dass diese in der Lage sind, das Dokument zu lesen und vor allem auch zu verstehen. Im Zweifelsfall sollten Sie den Text übersetzen lassen.

Abmahnung und Betriebsrat

Zwar müssen Sie den Betriebsrat in diesem Stadium noch nicht informieren (erst bei einer Kündigung), doch ist es ratsam, da es der vom Gesetzgeber gewollten "vertrauensvollen Zusammenarbeit" dient. Mögliche Gegenreaktionen vor der Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte ist der Mitarbeiter anzuhören.

Will dieser Ihr Vorgehen nicht akzeptieren, kann er eine Gegendarstellung aufnehmen lassen. Ob er gleich arbeitsrechtlich oder erst später dagegen vorgehen will, bleibt ihm überlassen. Häufig wird er erst warten, ob die Situation eskaliert, oder sich wieder beruhigt. Denn er kann die Rechtmäßigkeit sogar erst im Falle einer späteren Kündigung vor dem Arbeitsgericht anfechten – ist die Abmahnung nicht rechtsgültig und ist diese Voraussetzung für die Kündigung, müssen Sie den Mitarbeiter weiter beschäftigen.

Häufig berufen sich Gekündigte auch erfolgreich darauf, dass wiederholt abgemahnt worden sei und sie deshalb den Ernst der Lage (nämlich die drohende Kündigung) nicht sahen. Mahnen Sie deshalb nur ab, wenn Sie im Wiederholungsfalle wirklich kündigen möchten. Ansonsten reicht zunächst die schwächere Ermahnung aus.

Vorsicht auch bei minderjährigen Auszubildenden – senden Sie auf jeden Fall eine Kopie der Abmahnung an die Eltern, damit diese bei einer eventuellen späteren Kündigung nicht darauf verweisen können, dass eine Information unterblieben sei.

Wichtige Urteile zur Abmahnung:

In diesen Fällen hielten Arbeitsrichter eine Abmahnung für rechtmäßig

• Mitarbeiter erscheint alkoholisiert am Arbeitsplatz (LAG Niedersachsen, Urteil vom 1.10.2003, AZ 16/1211/03).
• Eine gerechtfertigt übertragene Aufgabe wird verweigert (BAG, Urteil vom 27.2.1997, AZ 2 AZR 302/96).
• Störung des Betriebsfriedens durch ausländerfeindliches Verhalten (BAG, Urteil vom 1.7.1999, AZ 2 AZR 676/98).
• Mitarbeiter lässt sich bestechen (BAG, Urteil vom 15.11.2001, AZ 2 AZR 605/00).
• Trotz eines im Arbeitsvertrag ausgesprochenen Verbots wird privat im Internet gesurft (BAG, Urteil vom 9.1.1986, AZ 2 ABR 24/85).
• Eine Nebentätigkeit wird ohne Erlaubnis ausgeübt, obwohl Sie im Arbeitsvertrag einen Erlaubnisvorbehalt ausgesprochen haben (BAG, Urteil vom 11.12.2001, AZ 9 AZR 464/00).
• Angestellter tritt ohne Genehmigung einen Urlaub an (BAG, Urteil vom 22.1.199, AZR 2 ABR 19/97).