Personaleinsatz im Weihnachtsgeschäft: So planen Sie rechtssicher und finanziell günstig

Zwar ist das Weihnachtsgeschäft auch nicht mehr das, was es einmal war, dennoch brauchen Sie in den letzten Wochen des Jahres mehr Personal als sonst. In den meisten Einzelhandelsbetrieben gilt daher im Weihnachtsgeschäft eine Urlaubssperre, oft werden zusätzlich Aushilfen engagiert, und die festen Mitarbeiter müssen mehr ran.
So gehen Sie bei der Personalplanung im Weihnachtsgeschäft rechtssicher vor:
1. Urlaubssperre verhängen
Da es Ihr Recht als Arbeitgeber ist, den Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu genehmigen, können Sie, wenn es betrieblich erforderlich ist, auch bestimmen, in welchen Zeiten kein Urlaub genommen werden darf. Eine Urlaubssperre für die Monate November und Dezember wegen des zu erwartenden stärkeren Arbeitsanfalls im Weihnachtsgeschäft können Sie also ohne weiteres verhängen. Haben Sie einen Betriebsrat, ist die Urlaubssperre auch im Weihnachtsgeschäft allerdings mitbestimmungspflichtig.
2. Mitarbeiter mehr arbeiten lassen
Welche rechtlichen Möglichkeiten Sie hier haben, hängt vor allem davon ab, wie Ihre Arbeitsverträge gestaltet sind. Je genauer Sie die Arbeitszeit in Ihren Verträgen bestimmt haben, desto weniger Flexibilität dürfen Sie von Ihren Mitarbeitern einfordern. Haben Sie im Arbeitsvertrag z. B. nur eine Wochenstundenzahl vereinbart, dürfen Sie nicht ohne weiteres verlangen, dass ein Mitarbeiter Überstunden macht. Dazu wäre er nämlich nur im absoluten Notfall – wenn z. B. ein Kollege plötzlich erkrankt – verpflichtet, und auch nur dann, wenn dem keine privaten Belange (z. B. ein Kind, das versorgt werden muss) entgegenstehen. Haben Sie dagegen in Ihren Arbeisverträgen eine Klausel zur Mehrarbeit stehen, können Sie Überstunden während der Weihnachtszeit verlangen.
Musterformulierung:
"Der Mitarbeiter verpflichtet sich, Mehr- und Überstunden in gesetzlich vorgesehenem Umfang auf Anordnung des Arbeitgebers zu erbringen."

Das bedeutet: Überstunden sind die Stunden, die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehen. Mehrarbeit ist alles, was die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit (48 Wochenstunden) übersteigt. Das Gesetz gibt Ihnen dabei einen gewissen Spielraum: Sie können Ihre Mitarbeiter täglich 10 Stunden arbeiten lassen, wenn sie durch Ausgleichsmaßnahmen innerhalb von 6 Kalendermonaten wieder auf einen Durchschnitt von 8 Stunden täglich kommen (§ 3 Satz 2 ArbZG). Das ist besonders fürs Weihnachtsgeschäft sinnvoll.

Überstunden müssen Sie natürlich bezahlen – wenn Sie tariflich dazu verpflichtet sind, sogar plus Überstundenzuschlag. Billiger kommen Sie weg, wenn Sie Überstunden in Form von Freizeitausgleich "abfeiern" lassen. Das müssen Sie ebenfalls vertraglich vereinbaren.
Musterformulierung
"Überstunden und -zuschläge werden nach Wahl des Arbeitgebers finanziell oder durch Freizeit ausgeglichen."
3. Aushilfen engagieren
Am günstigsten sind für Sie kurzfristige Arbeitsverhältnisse im Weihnachtsgeschäft. Beschäftigen Sie im Weihnachtsgeschäft eine Aushilfe, ist das Arbeitsverhältnis unter folgenden Voraussetzungen völlig sozialabgabenfrei:
  • Die Aushilfe arbeitet mit einem befristeten Vertrag nicht mehr als 2 Monate (bei mindestens 5 Arbeitstagen pro Wochen) bzw. 50 Tage (bei weniger Arbeitstagen pro Woche) im Kalenderjahr 2006 bei Ihnen oder einem anderen Arbeitgeber (mehrere Beschäftigungen werden zusammengerechnet).
  • Wenn sie mehr als 400 Euro im Monat verdient, darf sie bei Ihnen nicht berufsmäßig tätig sein – auf der sicheren Seite sind Sie also bei Rentnern, Hausfrauen, Studenten usw.
Die Beschäftigung ist dann zwar lohnsteuerpflichtig, aber die gezahlte Steuer bekommt Ihre Aushilfe beim Lohnsteuerjahresausgleich in der Regel komplett zurück.