Die Urlaubsplanung rechtzeitig beginnen

Die betriebliche Personalplanung umfasst auch die Planung des Personaleinsatzes. Wieviel Kapazität mit welchen Qualifikationen steht wann an welchem Ort zur Verfügung? Auch wenn eine solche Planung bereits erfolgt, bringen nicht berücksichtigte Abwesenheiten diese oft ins Wanken. Bei krankheitsbedingten Ausfällen ist dies in Teilen nicht zu vermeiden.

Urlaubsabwesenheiten sollten jedoch immer berücksichtigt werden. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn eine Urlaubsplanung nicht nur die Absprache zwischen Mitarbeiter, Team und Führungskraft umfasst, sondern es darüber hinaus eine Weiterleitung dieser Informationen auf eine betriebliche Planungsebene gibt.

Urlaubsplanung hat feste Kenngrößen
Das angenehme an der Urlaubsplanung ist, dass sie mit festen Größen rechnen kann. Die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter sind bekannt (unterjährige Ein- / Austritte, Sonderurlaube nicht vergessen!), die Mitarbeiter planen persönlich den Urlaub meist sehr frühzeitig. Das macht es eigentlich leicht, die Urlaubsplanung in der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen.

Mitarbeiter zur rechtzeitigen Urlaubsplanung auffordern
Auch wenn viele Mitarbeiter bereits am Anfang des Jahres wissen, wann sie Urlaub nehmen wollen, halten sie den Wunsch oft zurück, um sich nicht festlegen zu müssen. Sie haben dann Angst, dass sie eine Planung im Bedarfsfall nicht mehr rückgängig machen können. Im Ergebnis fehlen Ihnen in der Planung dann die nötigen Informationen. Tipp: Geben Sie den Mitarbeitern die Sicherheit, dass Sie Änderungswünsche, wann immer möglich, berücksichtigen werden und fordern Sie im Gegenzug die rechtzeitige Meldung der Urlaubsplanung ein.

Urlaubsplanung mit Systemen unterstützen
Was nützen Urlaubslisten, Faltplaner und Exceltabellen, wenn diese Informationen nirgendwo elektronisch zusammengeführt werden? Die Informationen über geplante Abwesenheiten müssen letztlich in das System überführt werden, in dem Sie Ihre Personaleinsatzplanung durchführen. Ist dieses nicht direkt zugänglich, z. B. über Self-Service-Lösungen, müssen Schnittstellen her.

Urlaubsplanung mit Erfahrungswerten ergänzen
Da Sie nicht alle individuellen Planungen der Mitarbeiter frühzeitig bekommen werden, sollten Sie die konkrete Planung durch Erfahrungswerte aus den Vorjahren ergänzen. Aus Ihrem Zeitwirtschaftssystem können Sie die Verteilung der Urlaubsabwesenheiten in der Vergangenheit ermitteln. Schreiben Sie diese in das aktuelle Jahr fort und berücksichtigen Sie dabei die veränderte Lage der Schulferien. Je mehr individuelle, konkrete Planungen Ihnen vorlegen, desto mehr können Sie diesen Faktor reduzieren.

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