Prozessbeschreibungen steigern die Qualität der Personalarbeit

Im Detail zu beschreiben, wie bestimmte Vorgänge in der Personalabteilung erledigt werden sollen, ist besonders in kleineren Unternehmen noch eher die Ausnahme als die Regel. Dabei haben Prozessbeschreibungen enormen Einfluss auf die mögliche Qualität der Leistungserbringung. Sie offenbaren darüber hinaus Rationalisierungspotenziale und sorgen für einheitliches Vorgehen und Gleichbehandlung.

Personalarbeit ist traditionell ein eher "menschelndes" Geschäft. Nicht zuletzt aus diesem Verständnis heraus setzen sich Organisationsformen, die eine starke Strukturierung der Arbeit und einheitliche Abläufe bedingen, eher später durch als in anderen Unternehmensbereichen, wie z. B. dem Rechnungswesen, dem Einkauf oder dem Controlling.

Dennoch stellen auch immer mehr Personalverantwortliche fest, dass strukturierte Vorgänge, dargelegt in Prozessbeschreibungen, notwendig sind, um den aus verschiedenen Gründen notwendigen Qualitätsbeweis anzutreten oder um Rationalisierungspotenziale zu realisieren.

Vereinheitlichung durch Prozessbeschreibungen

Stellen Sie sich eine Personalabteilung vor, die an mehreren Standorten Einstellungen vornimmt. Wie können Sie sicherstellen, dass die Kriterien, nach denen eingestellt wird, der Außenauftritt, den der Bewerber erlebt und die Dokumentation des Einstellungsvorganges an allen Standorten gleich ist?

Nur mit der Beschreibung der einzelnen Schritte dieses Vorgangs ist gewährleistet, dass unabhängig vom Standort oder den handelnden Personen der Vorgang so abgewickelt wird, wie es den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen und Vorstellungen entspricht.

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Den Overhead reduzieren durch einheitliche Prozesse

Die tägliche Personalarbeit besteht im Wesentlichen aus sich wiederholenden Vorgängen. Es ist nicht rationell, sich immer wieder von neuem Gedanken darüber zu machen, wie eine bestimmte Vorgangsart abgewickelt werden soll. Auch ist es nicht sinnvoll, dass bei einer auf mehrere Betriebsteile oder Standorte verteilten Personalabteilung jeweils individuell entschieden wird, welche Arbeitsschritte von wem vollzogen oder welche Texte benutzt werden.

Stattdessen ist unter notwendiger Berücksichtigung von Individualitäten ein unternehmenseinheitliches und zentrales Prozessmanagement gefordert, allgemeingültige Prozesse auf verschiedenen Detaillierungsstufen auszuprägen und zu kommunizieren. So kann die Kompetenz vor Ort für die ordnungsgemäße Anwendung der Prozessbeschreibungen verwendet werden und es entsteht kein unnötiger Aufwand durch dezentrale Overheadfunktionen.

Prozessbeschreibungen sind bindend

Neben dem Vorteil des rationellen und einheitlichen Bearbeitens geben Prozessbeschreibungen einen verbindlichen Handlungsmaßstab und dienen auch als Prüfkriterien im Revisionsverfahren. Ob ein Mitarbeiter seine Arbeit richtig macht, entscheidet sich dann eben nicht durch subjektive Beurteilung, sondern durch Beurteilung anhand der Einhaltung der vorgegebenen Prozessschritte.

Detaillierungsschritte festlegen

Bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen für den Personalbereich wird man regelmäßig von einer groben Beschreibung zu einer Auflistung der Einzelschritte voranschreiten. Dabei ist festzulegen, bis zu welchem Detaillierungsgrad eine zentrale Vorgabe erfolgen soll, und ab wann die Kompetenz dezentralisiert wird.

Dies ist sehr stark abhängig von der Unternehmensstruktur, da ggf. lokale oder bereichsspezifische Besonderheiten beachtet werden müssen, die nicht sinnvoll zentral nachgehalten oder vorgegeben werden können.

Prozessbeschreibungen sorgen für schlanke Abläufe

Das detaillierte Auseinandersetzen mit den täglichen Aufgaben und die minutiöse Beschreibung führen zur Visualisierung von überflüssigen Schritten oder eingebauten Schleifen. Personalprozesse müssen effektiv und effizient sein, um unternehmensintern akzeptiert zu werden und um zu gewährleisten, dass die Personalfunktion dem wachsenden Zwang zur Rationalisierung und Kosteneinsparung standhält.

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