Bei der Kopfzählung zählt jeder Mitarbeiter, unabhängig davon, wie hoch seine vertragliche Arbeitszeit ist, gleich. Teilzeitfaktoren bleiben unberücksichtigt. Kapazitäten sind Anteile von der Vertragsarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten. Ein Vollzeitbeschäftigter erbringt die durch Tarifvertrag oder andere Normen festgelegte Wochenarbeitszeit, z. B. 38 Stunden. Ist mit einem Mitarbeiter vertraglich eine Arbeitszeit von wöchentlich 14 Stunden vereinbart, so beträgt seine Kapazität genau 0,5.
Für die Bezeichnung dieser Kapazitäten in der Personalstatistik sind verschiedene Begriffe gängig, die alle dasselbe bedeuten. Als Synonyme werden "Personaleinheiten", "Vollzeitäquivalente" oder "FTE" verwendet.
Köpfe und Kapazitäten im Vergleich
Die Verwendung einer Kopfzählung ist nur dann sinnvoll, wenn die Themen, um die es geht, unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit sind. Beispiel: Anzahl der Bearbeitungsvorgänge pro Jahr in der Personalabteilung pro 1.000 Mitarbeiter. Hier kann man davon ausgehen, dass Voll- und Teilzeitbeschäftigte gleichermaßen Aufträge an die Personalabteilung generieren.
Kapazitäten sind zu verwenden, wenn die Arbeitszeit einen Einfluss auf die Bezugsgröße hat, über die berichtet wird. Dies ist u. a. immer dann der Fall, wenn es um Personalkosten geht. Aber auch so profane Dinge wie der Verbrauch von Büromaterial muss an die Kapazität geknüpft werden.
Die Kapazität eines Mitarbeiters wird auch ins Verhältnis zur Plankapazität der Stelle gesetzt, die er ausfüllt. So können auf einer Vollzeit-Planstelle durchaus zwei Teilzeitbeschäftigte beschäftigt werden. Nur durch die Verwendung von Kapazitäten statt Kopfzahlen lässt sich dieses Verhältnis korrekt in der Personalstatistik darstellen.