Die Natur der meisten Arbeitsverhältnisse bringt es mit sich, dass sich der Einsatz und die Vergütung nicht unmittelbar am (häufig schwankenden) Arbeitsvolumen orientiert, sondern gleichmäßig und damit unabhängig von der betrieblichen Notwendigkeit erfolgt. Nur bedingt können im eigentlich notwendigen Maß die Kapazitäten kurzfristig dem Bedarf angepasst werden.
Bei einer längerfristigen Personaleinsatzplanung funktioniert der Mechanismus der Kapazitätsanpassung meist recht gut. So können in saisonal volatilen Branchen (z. B. Tourismus) Saisonkräfte angeworben werden oder Großaufträge werden mit Hilfe von Zeitarbeitskräften bewältigt.
Schaut man jedoch auf kürzere Zeiteinheiten, so stellt man fest, dass vielfach Arbeitszeit bezahlt werden muss, obwohl diese nicht produktiv verwendet werden kann. Besonders gravierend ist dies dort, wo ausschließlich Vollzeitbeschäftigte in starren Arbeitszeitregelungen arbeiten.
Flexible Arbeitszeitregelungen begünstigen die Personaleinsatzplanung
Verfügt das Unternehmen über eine flexible Arbeitszeitregelung, so muss darauf geachtet werden, dass diese nicht nur zugunsten des Arbeitnehmers ausgelegt werden kann, sondern dass auch der Arbeitgeber (vertreten durch die Führungskraft) ein Dispositionsrecht behält.
Dies übt sie aus, um auf schwankenden Bedarf kurzfristig zu reagieren. Aus Erfahrungswerten weiß man (ggf. IT-unterstützt), welches Arbeitsvolumen an welchem Tag oder im Tagesverlauf anfallen wird und kann so den Personaleinsatz planen. Dabei sind drei Voraussetzungen nötig:
- Das Arbeitsvolumen und dessen Schwankungen sind bekannt. Hierfür stehen ggf. Controlling- und Prognosetools zur Verfügung.
- Die Führungskraft hat die personalwirtschafltichen Instrumente, um den Arbeitseinsatz zu steuern (Arbeitszeitregelung)
- Führungskräfte und Mitarbeiter sind sich über die Notwendigkeit im Klaren, Überkapazitäten auch temporär zu vermeiden und planen streng bedarfsorientiert.
Personaleinsatzplanung im Spannungsfeld der Interessen
Während das Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht darauf achten muss, dass keine bezahlten Kapazitäten ungenutzt bleiben, verfolgen Mitarbeiter und auch Führungskräfte teilweise andere, dem widersprechende Ziele. Führungskräfte möchten ggf. Reservekapazitäten vorhalten, um unvorhergesehene Ausfälle oder Mehrnachfrage abdecken zu können. Mitarbeiter möchten sich nicht vollständig "verplanen“ lassen und ihrerseits Reserven behalten.
Dem kann nicht über Controllinginstrumente, sondern nur über Kommunikationsmaßnahmen begegnet werden, die einerseits die Notwendigkeit einer kapazitäts- und bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung deutlich machen, andererseits den Beteiligten die Sicherheit geben, auch ohne Aufbau von Reservekapazitäten ihre Ziele erfüllen zu können.