Um Steuerungsinformationen zu geben, ist eine retrograde Betrachtung von Personalzahlen allein nicht ausreichend. Bei genauerem Hinsehen stehen viele Informationen zur Verfügung, um aus dem vergangenheitsorientierten Reporting zukunftsbezogene Szenarien zu entwickeln. Es kommt darauf an, diese Daten zu erkennen, sie aus den Datenbeständen zu extrahieren und nutzbar zu machen.
Dabei kann zwischen zwei Ebenen unterschieden werden:
Vorausschaudaten: Dieses sind auf Mitarbeiterebene gesicherte Informationen über zukünftige Veränderungen. Beispiele: bereits erfolgte Kündigungen, zukünftige Versetzungen und Eintritte, Rückkehrer aus Elternzeit etc. Wichtig ist, dass solche Daten immer zeitnah in das Personalsystem eingegeben werden, auch wenn der Termin ggf. noch weit entfernt ist.
Prognosedaten: Aufgrund der bisherigen Erfahrungen können zukünftige Entwicklungen vorhergesagt werden. Der Bestand an Mitarbeitern in Elternzeit kann ebenso prognostiziert werden, wie über die bereits bekannten Fälle hinausgehenden Austritte. Hier ist es für die Prognosegenauigkeit hilfreich, wenn solche Quoten differenziert nach Unternehmensbereichen oder Regionen vorliegen bzw. ausgewertet werden. Bereits vorhandene Fälle (siehe Vorausschaudaten) werden von den prognostizierten Werten abgezogen und erhöhen deren Genauigkeit.
Berücksichtigt man diese Daten, lässt sich für viele Ereignisse ein fundiertes Zukunftsszenario entwickeln und das Personalcontrolling liefert statt rückblickender Personalstatistiken echte Steuerungsinformationen.