Gewöhnlich betrachtet man zur Ermittlung der Fluktuationsquote die Anzahl der freiwillig ausgeschiedenen Mitarbeiter im Verhältnis zum durchschnittlichen Personalbestand. Was zunächst einfach klingt, erweist sich in der Praxis als schwierig. Wer zählt zum Personalbestand und was versteht man unter "freiwillig" in Bezug auf den Austritt? Wie bei allen veröffentlichten Kennzahlen gilt auch hier: Für Vergleiche sind sie nur geeignet, wenn die Berechnungsart im Detail bekannt ist oder (bei zeitlichen Vergleichen) stets die gleiche Regel angewendet wird.
Es dürfte klar sein, dass nur Austritte der Mitarbeiter gezählt werden, die auch für die Grundgesamtheit des durchschnittlichen Personalbestands herangezogen werden. Die Quote kann jährlich oder auch quartalsweise revolvierend erhoben werden, sofern eine unterjährige Verfolgung angestrebt wird oder saisonale Schwankungen deutlich gemacht werden sollen.
Welche Mitarbeitergruppen und Austrittsarten in die Fluktuationsquote einfließen sollen, bestimmt sich durch die angestrebte Verwendung der Ergebnisse. Soll ermittelt werden, wie viele Arbeitsplätze im Jahr frei werden (z. B. für die Personalplanung) ist eine andere Berechnungsvariante erforderlich, als wenn durch die Fluktuationsquote Rückschlüsse auf Mitarbeitermotivation oder Zugehörigkeitsempfinden gezogen werden sollen.
In großen Unternehmen macht es darüber hinaus Sinn, nicht nur eine unternehmensweit ermittelte Quote zu verwenden, sondern diese differenziert nach Bereichen oder Mitarbeitergruppen (z. B. Alter, Geschlecht, Tätigkeit) zu betrachten. In einem leistungsfähigen Personalcontrollingsystem stellt diese Anforderung kein Problem dar. Die vorhandenen, auf Personenebene vorhandenen Daten werden lediglich nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert.
Zur Berechnung der Fluktuationsquote(n) in Ihrem Unternehmen gehen Sie daher schrittweise vor:
- Ermitteln Sie zunächst, mit welcher Intention die Kennzahl erhoben werden soll.
- Daraufhin stellen Sie die Grundgesamtheit der betrachteten Mitarbeiter zusammen. Entscheiden Sie, welche Mitarbeitergruppen einbezogen werden und welche nicht (Beispiel: inaktive Mitarbeiter, befristete Verträge, Aushilfen etc.).
- Für den durchschnittlichen Personalbestand nehmen Sie am besten Monatsstichtage, wobei hier der jeweils Monatserste empfohlen wird.
- Definieren Sie schließlich, welche Austritte in die Fluktuation einfließen sollen. Neben den arbeitnehmerseitigen Kündigungen können Sie den Auslauf von befristeten Verträgen zählen, Renteneintritte und Austritte durch Aufhebungsvertrag berücksichtigen. Es spricht vieles dafür, durch die Verwendung unterschiedlicher Austrittsarten mehrere Kennzahlenvarianten zu ermitteln.
Durch die Darstellung dieser Gestaltungsmöglichkeiten wird deutlich, dass eine Vergleichbarkeit von Fluktuationsquoten, die ohne weitere Erläuterungen veröffentlicht werden, in der Regel nicht gegeben ist. Innerhalb des eigenen Unternehmens lassen sich mit den für die Ermittlung dieser Kennzahl verwendeten Daten jedoch unterschiedliche, zielorientierte Analysen durchführen.