Der Paragraf 3a des Bundesdatenschutzgesetzes fordert Stellen, die Daten verarbeiten, zur Datensparsamkeit und Datenvermeidung auf. Es sollen nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die für die jeweilige Anwendung unbedingt notwendig sind. Die willkürliche Ansammlung von Daten auf Vorrat ist demnach nicht gestattet.
Datenschutz: Datensparsamkeit ernst nehmen
Im Bezug auf die Aktivitätenkette in der Datenverarbeitung steht das Personalcontrolling innerhalb des Personalwesens ganz am Ende. Das Personalcontrolling wertet die Daten aus, die an anderer Stelle erhoben und eingegeben wurden. Nur selten findet eine Datenerfassung auf Initiative des Personalcontrollings statt.
Dennoch ist das Personacontrolling in vielen Unternehmen mitentscheidend, wenn es darum geht, festzulegen, welche Daten von Mitarbeitern erhoben werden. Daher müssen die Grundsätze des BDSG, hier die Datensparsamkeit und die Datenvermeidung, im Personalcontrolling fest etabliert sein. So reizvoll es für einen Controller sein mag – eine Datenspeicherung auf Vorrat ist nicht gestattet.
Positive Auswirkungen der Datensparsamkeit
Wer wenig hat, lernt, mit dem Wenigen hauszuhalten und damit gute Ergebnisse zu erzielen. So kann man es auch mit der Datenverarbeitung sehen. Anstatt riesige Datenmengen anzuhäufen, ist es wichtig, zunächst die vorhandenen Daten einer Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle zu unterziehen.
Darüber hinaus sollten Personalcontroller durch hochwertige Auswertungsstandards in der Lage sein, auch mit einem beschränkten Datenvolumen aussagekräftige Berichte und Kennzahlen zu ermitteln.
Datensparsamkeit auch auf der anderen Seite
Neben dem verpflichtenden Charakter für Unternehmen darf der §3a BDSG auch als Appell an jeden verstanden werden, sensibel mit seinen persönlichen Daten hauszuhalten.
Angebote im Web 2.0 mit sozialen Netzwerken, online-Registrierungen etc. führen dazu, dass Daten zunehmend leichtfertig herausgegeben werden und für Auswertungen zur Verfügung stehen. Von einer Notwendigkeit kann hier kaum die Rede sein. Wie sehr sich das Bewusstsein verändert hat, mag man erkennen, wenn man sich an die Proteste im Vorfeld der Volkszählung 1987 erinnert.