Personalakte: Keine Herausgabe bei Zusammenarbeit mit externen Personalberatern

Arbeitet auch Ihr Unternehmen mit externen Personalberatern zusammen – zum Beispiel bei Umstrukturierungen oder geplantem Stellenabbau? Vorsicht: Die externen Personalberater dürfen nur mit Einverständnis der Mitarbeiter Einsicht in die Personalakten nehmen.
In zahlreichen Unternehmen ist es Praxis, den externen Beratern für ihre Arbeit die Personalakten zur  Verfügung zu stellen. Dabei fühlen sich die Unternehmen auf der sicheren Seite, weil sie die Arbeit der Berater als Auftragsdatenverarbeitung ansehen und sie nach § 5 BDSG auf den Datenschutz verpflichtet sind.
 
Keine Auftragsdatenverarbeitung
In einem Beispielfall plante das schleswig-holsteinische Ministerium für Umwelt, Natur und Forsten, Laboreinrichtungen unterschiedlicher Behörden zusammenzulegen. Dazu wollte es von einem  externen Berater ein Gutachten erstellen lassen und überließ ihm dazu Kopien der Personalakten mit allen Angaben zu Besoldung, Personalkosten, Alter und Arbeitsverhältnis der einzelnen Mitarbeiter zur Analyse.

Doch Vorsicht: Dabei handelt es sich nicht mehr um eine Hilfstätigkeit wie bei der Vergabe von  Auftragsdatenverarbeitung (zum Beispiel externe Datenerfassung, Lohnbuchhaltung, Datenvernichtung etc.). Vielmehr handelt es sich um eine Datennutzung. Die Weitergabe der Personalakten war damit eine "Datenübermittlung", die nur mit ausdrücklichem Einverständnis der  Betroffenen erlaubt ist.

Tipp: Muss ein Unternehmen Angaben aus den Personalakten der Mitarbeiter an externe Berater  geben, dann empfiehlt sich die Weitergabe nur in anonymisierter Form, die keinen Rückschluss auf die Identität der einzelnen Mitarbeiter zulässt.