Elektronischer Datenaustausch für Berechnung der Entgeltersatzleistungen
Damit die Sozialversicherungsträger die Entgeltersatzleistungen für Ihre Arbeitnehmer berechnen können, sind Sie als Lohnabrechner dazu angehalten, die Verdienste in Form einer Entgeltbescheinigung an die leistungsgewährenden Stellen zu übermitteln. Dies ist beispielsweise für die Ermittlung von Mutterschaftsgeld oder auch Krankengeld erforderlich. Bislang konnten Sie diese Verdienstbescheinigungen auf Papier abgeben. Künftig gehen aber die Kassen dazu über, diese Entgeltbescheinigungen elektronisch anzufordern.
Zwar ist bislang nicht bekannt, dass die Kassen nur noch elektronisch übermittelte Entgeltbescheinigungen annehmen, doch künftig wird der Weg dorthin führen und die alten Papierbescheinigungen werden nach und nach verschwinden.
Daher sollten Sie sich allmählich mit dem elektronischen Übermittlungsverfahren für die Entgeltersatzleistungen (EEL) beschäftigen. Eine gute Möglichkeit für klein- und mittelständische Betriebe ist es, hier im Falle eines Falles das kostenlose Programm sv.net zu nutzen. Diese maschinelle Ausfüllhilfe können Sie kostenlos von den Seiten der Krankenkassen herunterladen und mit diesem Ihre Entgeltbescheinigungen versenden.
Elektronischer Versand der Entgeltbescheinigungen aus der Lohnsoftware
Einige Softwarehersteller bieten darüber hinaus den elektronischen Versand der Entgeltbescheinigungen aus der Lohnsoftware an. Allerdings ist dieses an eine Zertifizierung bei der ITSG (Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkassen) gebunden. Eine Übersicht der Softwarelösungen mit der Möglichkeit des elektronischen Datensaustausches finden Sie auf den Seiten der ITSG.
EEL-Verfahren startet mit Schwierigkeiten
Allerdings muss dazu gesagt werden, dass dieses elektronische Verfahren mit immensen Startschwierigkeiten zu kämpfen hat und auch die Krankenkassen mit Ihren Datenannahmestellen hier keine einheitliche Lösung anbieten.
Das Problem besteht momentan unter anderem darin, dass die Datenannahmestellen noch nicht alle in der Lage sind, die elektronischen Daten anzunehmen und entsprechend zu reagieren, sodass sich für Sie als Lohnabrechner ein sehr uneinheitliches Bild darstellt. Einerseits fordern einige Kassen noch die Papierbescheinigungen an, andererseits verlangen andere Kassen bereits die elektronische Übermittlung.
Für Sie heißt es daher, im Zweifel bei den Kassen vorher anzurufen, ob Sie in der Lage sind, die elektronischen Entgeltbescheinigungen zu verarbeiten.
Fazit: Auch wenn noch nicht alle Kassen in der Lage sind, das elektronische Verfahren in Gänze zu bedienen, sollten Sie trotzdem den "papierlosen Weg" beschreiten, damit Sie in Zukunft nicht von jetzt auf gleich umstellen müssen. Denn irgendwann werden die Papierbescheinigungen ausgedient haben.