Unbezahlter Urlaub ist ein Grund zu melden
Vorweg ist zunächst einmal festzustellen, dass bei bezahlten Urlaubstagen des Arbeitnehmers keinerlei Meldungen zur Sozialversicherung zu erstellen sind. Die folgenden Ausführungen beziehen sich daher ausschließlich auf unbezahlte Urlaubstage des Arbeitnehmers.
Schnelle Antworten finden Sie auch in Schnellübersicht Sozialversicherung.
Die Gründe für unbezahlten Urlaub sind vielfältig. So begehrt ein Arbeitnehmer einfach noch einen weiteren freien Tag, nachdem sein Urlaubsanspruch bereits aufgebraucht ist, ein anderer Arbeitnehmer möchte eine längere Auszeit nehmen und sich gleich für mehrere Monate aus dem Arbeitsalltag verabschieden.
Unabhängig vom Grund für den unbezahlten Urlaub sind unter bestimmten Voraussetzungen Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten. Wichtig dabei ist, dass in der Urlaubszeit kein Entgelt fortgezahlt wird, der Arbeitnehmer also in dieser Zeit keinen Arbeitslohn erhält.
Meldungen zur Sozialversicherung sind bei unbezahltem Urlaub immer dann zu erstatten, wenn der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mehr als einem Zeitmonat unbezahlten Urlaub nimmt. Liegt dieses vor, so sind in der Sozialversicherung Meldungen für den Mitarbeiter zu erstatten.
Beispiele: unbezahlter Urlaub
Ein Arbeitnehmer nimmt zwei Tage unbezahlten Urlaub.
Hier sind keine Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten, da der unbezahlte Urlaub nicht über einen Zeitmonat hinaus geht.
Ein anderer Arbeitnehmer möchte eine längere Fernreise unternehmen, daher möchte er zusätzlich zu seinem tariflichen Urlaub weitere zwei Monate unbezahlten Urlaub nehmen.
In diesem Fall sind Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten, da der unbezahlte Urlaub für länger als einen Zeitmonat genommen werden soll.
Abgabegründe bei unbezahltem Urlaub
Wird für mehr als einen Monat unbezahlter Urlaub genommen, so ist nach einem Monat für den Mitarbeiter eine Abmeldung an die Einzugsstelle zu übermitteln. Diese Abmeldung ist mit dem Abgabegrund 34 zu schlüsseln.
Nachdem der Mitarbeiter seinen unbezahlten Urlaub beendet hat und die Arbeit wieder aufnimmt, ist eine Anmeldung mit dem Tag der Wiederaufnahme der Beschäftigung zu erstatten. Als Abgabegrund für die Wiederaufnahme der Beschäftigung ist in der Meldung der Abgabeschlüssel 13 zu verwenden.
Beispiel: unbezahlter Urlaub
Ein Arbeitnehmer nimmt nach Ablauf seines (bezahlten) Urlaubsanspruchs in der Zeit vom 20.8. bis 30.9. unbezahlten Urlaub.
Abmeldung mit Grund 34 nach einem Zeitmonat am 19.9.
Anmeldung mit Grund 13 bei Wiederaufnahme der Beschäftigung am 1.10.
Unbezahlter Urlaub in der Lohnsoftware
Der unbezahlte Urlaub gilt als sozialversicherungsrechtliche Fehlzeit und ist als solche in Ihrer Lohnsoftware zu hinterlegen. Schauen Sie bitte in Ihrem Abrechnungsprogramm, ob es hier einen Menüpunkt "SV-Fehlzeiten" oder "Abwesenheitszeiten" gibt, dort finden Sie in aller Regel einen Eintrag zum unbezahlten Urlaub. Regelmäßig ist hier Anfang und Ende des unbezahlten Urlaubs zu erfassen und das Entgeltabrechnungsprogramm erzeugt die Meldungen automatisch.
Wichtige Arbeitnehmerinformation bei unbezahltem Urlaub
Nimmt ein Arbeitnehmer für mehr als einen Monat unbezahlten Urlaub, so sollten Sie als Personalsachbearbeiter den Mitarbeiter unbedingt darauf hinweisen, dass er sich für die Zeit seines unbezahlten Urlaubs mit seiner Krankenkasse in Verbindung setzen muss, damit ein durchgehender Versicherungsschutz während der unbezahlten Urlaubszeit besteht.