Obacht bei einer Krankenkassenfusion
Wenn Sie im Lohnbüro von einer Kassenfusion erfahren, dann sollten Sie einige Dinge beherzigen, damit Sie in einer späteren Betriebsprüfung Rede und Antwort stehen können. Wichtig für Sie ist, zunächst im Rahmen der monatlichen Abrechnung, die neue Kasse ausfindig zu machen. Dies bedeutet, den neuen Namen der Kasse und die Betriebsnummer der Krankenkasse bzw. Einzugsstelle herauszufinden. Denn an diese müssen künftig die DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise für die dort versicherten Arbeitnehmer elektronisch übermittelt werden.
Da heute immer wieder Krankenkassen fusionieren, bietet es sich an, neue Mitgliedsbescheinigungen für die Arbeitnehmer bei der neuen Krankenkasse anzufordern, da einige Kassen mehr als einmal fusionieren und Sie so immer einen aktuellen Stand an Mitgliedsbescheinigungen haben, die schließlich zu den wichtigen Unterlagen in Ihrer Personalunterlage gehören.
Was müssen Sie melden?
Grundsätzlich gilt, dass eine Kassenfusion kein meldepflichtiger Tatbestand ist und deshalb keine Meldungen im DEÜV-Verfahren an die Krankenkassen zu erstatten sind. Es gilt aber hier umso mehr, dass keine Regel ohne Ausnahme auskommt. Vielmehr sollten Sie direkt bei der Kasse nachfragen, in welcher Form die Ummeldung geschieht oder ob die Kasse die Umstellung automatisch vornimmt. Hierzu können Sie den Musterbrief Kassenfusion verwenden.
Weitere Aufgaben bei einer Kassenfusion
Nach einer Kassenfusion sollten Sie schleunigst Ihr Lohnprogramm auffrischen, damit die neue Kasse ins System kommt. Hierzu sollten Sie zunächst prüfen, ob die neue Kasse bereits im Lohnabrechnungsprogramm hinterlegt ist. Falls dies nicht der Fall sein sollte, erfassen Sie schnellstmöglich alle Daten. Dies sind insbesondere:
- Name und Anschrift der Kasse inkl. eines Ansprechpartners
- Betriebsnummer der Krankenkasse
- Kassenart der Krankenkasse, z. B. AOK, IKK, BKK
- Bankverbindung der Kasse
- Umlagesätze der Krankenkasse
Tipp zu den Umlagesätzen U1 und U2
Achten Sie unbedingt auf die Zuordnung der Umlagevarianten in der Ausgleichskasse U1. Hier bieten die Krankenkassen unterschiedliche Erstattungsvarianten zu unterschiedlichen Preisen an. Sie können meist zwischen zwei bis vier Varianten wählen.
Wichtig für die neue Kasse im System: Ordnen Sie Ihrer Lohnsoftware die Umlagevariante vor der ersten Abrechnung richtig zu, damit Sie anschließend Korrekturabrechnungen vermeiden.
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