Was es mit der Kernprüfung in der Lohnabrechnung auf sich hat

Viele Lohnabrechner erhalten dieser Tage ein neues Software-Update. In der Beschreibung oder Updatebroschüre dazu lesen Sie etwas über die Aktualisierung der Kernprüfung für die DEÜV- oder ELENA-Meldungen. Was steckt aber überhaupt hinter dem Begriff Kernprüfung?

Das maschinelle Beitrags- und Meldeverfahren in der Lohnabrechnung beinhaltet im Wesentlichen die automatische Erstellung der DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung und seit 2010 auch die Erstellung der ELENA-Datensätze im Rahmen der Lohnabrechnung. Dies bedeutet, dass die DEÜV- und ELENA-Meldungen automatisch durch die Lohnsoftware erstellt werden. In aller Regel werden die Meldungen bei den monatlichen Abrechnungen erzeugt. Die DEÜV- und ELENA-Meldungen sind also quasi ein Abfallprodukt der Monatsabrechnungen.

Kernprüfung ist Syntaxprüfung
Die Datensätze, welche die melderelevanten Sachverhalte enthalten, sind nach einem bestimmten Muster aufgebaut. Dieses ergibt sich aus der Datensatzbeschreibung des jeweiligen Verfahrens. Wichtig ist dabei für die Programmhersteller, dass der Datensatzaufbau der erstellten Meldedateien aus dem Lohnprogramm stets dem geforderten Aufbau der Datenannahmestellen entspricht.

Ist dies nicht der Fall, so werden die übermittelten Datensätze von den Datenannahmestellen abgewiesen. Oder andersherum: Nur korrekte Datensätze werden überhaupt verarbeitet. Es handelt sich also um ein zweistufiges Verfahren. Zunächst werden die Meldungen mittels Kernprüfung auf ihre korrekte Form geprüft und erst wenn diese Prüfung erfolgreich war erfolgt eine inhaltliche Prüfung.

Diese Kernprüfungen werden von den Datenannahmestellen verwendet um die eingehenden Datensendungen syntaktisch zu prüfen. Dies ist keine inhaltliche Prüfung, ob die gemeldeten Daten korrekt sind. Es geht lediglich um den richtigen Aufbau der Datensätze. Die meisten Lohnsoftwarehersteller verwenden ebenfalls diese Kernprüfungen in den Lohnprogrammen, um die Meldedateien auf die korrekte Syntax zu prüfen, bevor die Dateien an die Datenannahmestellen versendet werden.

Hierfür muss vor dem Versand der Meldedateien ein Prüflauf (Kernprüfung) vom Lohnabrechner durchgeführt werden und erst wenn die Meldedateien fehlerfrei sind, können Sie an die Datenannahmestellen versendet werden.

Dies bedeutet für Sie als Lohnabrechner, dass Sie stets dafür sorgen müssen, dass Sie über den aktuellen Programmstand, also die aktuelle Softwareversion Ihres Lohnprogrammes, verfügen. Daher müssen Sie darauf achten, dass die angebotenen Service-Packs und Updates möglichst zeitnah eingespielt werden. Es empfiehlt sich vor jeder Monatsabrechnung zu prüfen, ob Sie auf einem aktuellen Stand sind.

DEÜV-Meldungen mit regelmäßigen Terminen
Die Kernprüfung für das DEÜV-Meldeverfahren wird regelmäßig zum 1. Juni und zum 1. Dezember eines Jahres angepasst. Aus Sicht der Programmhersteller sind dies denkbar ungünstige Veröffentlichungstermine, da anstehende Rechtsänderungen, die ebenfalls ein Software-Update bedingen, in aller Regel einen Monat später anstehen. An den genannten Terminen lässt sich jedoch nicht rütteln, da die Deutsche Rentenversicherung Bund – sie ist für die Kernprüfung zuständig – sich nicht im Stande sieht diese Termine zu ändern.

Im Rahmen des ELENA-Verfahrens lassen sich solch starre Termine leider nicht ausmachen, hier kommen neue Versionen der Kernprüfung in unregelmäßigen Abständen und leider oftmals recht kurzfristig. Für Sie in der Lohnabrechnung ist es letztendlich kein Problem, Sie müssen lediglich darauf achten die bereitgestellten Updates rechtzeitig einzuspielen.