Elektronische Personalakten sparen Zeit und Kosten

Die Personalakte als klassisches Arbeitsmittel der Personaladministration existiert vielfach nicht mehr in Papier, sondern ausschließlich in digitaler Form. Dabei ist eine elektronische Personalakte mehr als nur eingescannte Dokumente. Sie spart Zeit und Geld und bietet vielerlei Zusatznutzen.

Elektronische Personalakten sind für den "altgedienten" Personaler zunächst ungewohnt. Konnte er bei der Papierakte nach fünfminütigem Blättern ein relativ genaues Urteil über den Mitarbeiter abgeben, muss er bei der elektronischen Akte einzelne Dokumente öffnen und wieder schließen. Einen Gesamtüberblick zu erhalten, ist somit schwieriger, trotzdem sehen viele Unternehmen keine Alternative zur papierlosen Akte. Diese Vorteile der elektronischen Akte sollten Sie kennen:

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Sparen Sie Platz und Papier
In einem Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern füllen papiergebundene Akten nicht nur Schränke, sondern ganze Räume. Millionen Blätter Papier liegen bedruckt in den Akten und werden in vielen Fällen nie wieder angeschaut. Nachdem Kosten für Büroflächen immer kritischer unter die Lupe genommen werden, lohnt es sich, das Einsparpotenzial beim Verzicht auf Papierakten zu berechnen.

Erhöhen Sie die Flexibilität bei Umstrukturierungen
In größeren Personalabteilungen ggf. verteilt auf mehrere Standorte kann die Personalakte, wenn sie papiergebunden ist, immer nur an einem Ort sein. Wird die Zuständigkeit aufgrund von Versetzungen oder Umstrukturierungen verändert, müssen die Personalakten an einen neuen Standort gebracht werden. Es entsteht ein Verlustrisiko und nicht unerhebliche Transportkosten.

Direktzugriff durch Mitarbeiter
Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Bei Papierakten funktioniert dies nur, wenn sich Mitarbeiter und Personalabteilung am gleichen Standort befinden. Bei elektronischen Akten kann dies durch permanente oder temporäre Zugriffsrechte in Self-Service-Lösungen ortsunabhängig gewährleistet werden.

Ablagetätigkeiten entfallen
Das zeitaufwändige, manuelle Einheften von Dokumenten wird durch Scanverfahren ersetzt, bei dem große Mengen in kurzer Zeit digitalisiert werden können. Dadurch wird gewährleistet, dass die Akten zeitnah aktuell sind und Falschablagen vermieden werden.

Nebenakten werden vermieden
In eine elektronische Personalakte können neben den klassischen Personaldokumenten auch weitere Inhalte aufgenommen werden, die den Rahmen einer Papierakte sprengen würden. So können die Entgeltnachweise, Dokumente aus Personalentwicklungsmaßnahmen oder Einsatzpläne der Akte hinzugefügt werden. Durch abgestufte Zugriffsberechtigungen wird dem Datenschutz Rechnung getragen und auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates lassen sich durch den Abschluss einer Betriebsvereinbarung wahren.

Rechnen Sie einen Business-Case
Den Einsparungen für Raumkosten, Arbeitszeit für Aktenführung und der Risikominimierung stehen nicht unerhebliche Kosten für die Einführung und den Betrieb des digitalen Archivs gegenüber. Daher ist ein auf mehrere Jahre angelegter Business-Case zu rechnen, in dem neben den Kosten und Einsparungen auch die Effizienzsteigerungen und die wachsende Flexibilität in Hinblick auf Standortunabhängigkeit und Organisationsveränderungen berücksichtigt werden.

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