Wollen Sie eine Dienstreise anordnen, brauchen Sie Ihren Betriebsrat nur dann mit einbeziehen, wenn Ihr Mitarbeiter länger als einen Monat auf Dienstreise ist. Dies gilt betriebsverfassungsrechtlich als eine mitbestimmungspflichtige Versetzung. Hiervon ausgenommen sind nur Außendienstmitarbeiter.
Sie müssen Ihren Mitarbeitern Spesen wie Übernachtungs-, Verpflegungs-, und Fahrtkosten erstatten. Auch Ihre Außendienstmitarbeiter mit freier Zeiteinteilung haben Anspruch auf Ersatz von Spesen, selbst wenn eine vertragliche Regelung nicht besteht.
Als Arbeitgeber brauchen Sie die Wegezeit, die Ihr Mitarbeiter für den Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück braucht, nicht gesondert zu bezahlen. Die Wegezeit gilt weder als Arbeitszeit, noch ist sie zu vergüten. Das hat für eine Dienstreise, die Sie anordnen, folgende Konsequenz: Tritt Ihr Mitarbeiter die Dienstreise direkt von zu Hause an, ist die Wegezeit – also die Zeit, die er normalerweise bis zur Firma braucht – von der Dienstreisezeit abzuziehen. Etwas anderes gilt für die Zeiten, die der Mitarbeiter braucht, um von der Hauptarbeitsstätte zu einer außerhalb gelegenen Arbeitsstätte zu gelangen. Diese Zeiten gelten als Arbeitszeiten und sind gesondert zu vergüten. Reist Ihr Mitarbeiter von zu Hause zu der außerhalb gelegenen Dienststelle, können Sie auch hier die Zeit, die er sonst bis zur Firma benötigt, von der Dienstreisezeit abziehen.
Dienstliche Reisezeiten müssen Sie in jedem Fall im Rahmen des normalen Arbeitsentgelts mitbezahlen, wenn sie innerhalb der Arbeitszeit liegen. Das gilt auch, wenn Ihr Mitarbeiter währenddessen nichts Dienstliches tut.
Die Frage, wie Sie als Arbeitgeber außerhalb der Dienstzeit durchgeführte Reisen abgelten müssen, ist nicht eindeutig geregelt. Die Rechtsprechung argumentiert hier sehr einzelfallbezogen und kommt je nach Verdienst, Stellung, Selbstbestimmungsrecht über die Arbeitszeit und das Berufsbild des Mitarbeiters zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen. Grundsätzlich gilt: Als Arbeitgeber sind Sie – auch ohne vertragliche Regelung – verpflichtet,
1. eine Reisekostenentschädigung (zum Beispiel Tagegelder) und
2. für die über die regelmäßige, vertraglich geschuldete Arbeitszeit hinausgehende Reisezeit eine Vergütung zu zahlen.
Die Höhe der Vergütung ist nach Billigkeitsgesichtspunkten festzusetzen. Dabei kommt es unter anderem darauf an, welche Tätigkeit Ihr Mitarbeiter ausübt, welche Stellung er hat und wie hoch der von ihm erzielte Verdienst ist.
Schwierigkeiten, die sich für Sie bei der Vergütung von Dienstreisen ergeben, können Sie durch eine klare Vereinbarung mit Ihrem Mitarbeiter vermeiden. Sie können entweder im Arbeitsvertrag, in Form einer Betriebsvereinbarung oder durch eine eigene Reisekostenordnung eindeutig regeln, welche Zeiten bezahlt oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Das geht natürlich nur, wenn es dazu nicht anderslautende Regelungen in einem für Ihren Betrieb geltenden Tarifvertrag gibt. Fragen der Arbeitszeit im Sinn der Arbeitszeitschutz-Gesetze können Sie nicht selbst festlegen, da es sich bei den meisten dieser Schutzvorschriften um zwingendes Recht handelt. Regeln sollten Sie jedoch alle vergütungsrechtlichen Aspekte einer Dienstreise.
Dienstreisen – Was Sie beachten sollten
Durch die Diskussion um die Bonusmeilen deutscher Politiker tauchen bei vielen Arbeitgebern auch Fragen zum Thema Dienstreise an sich auf. Was müssen Sie beachten, wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise schicken?
Wenn Ihr Mitarbeiter auf eine Dienstreise fährt, auf der er genauso belastet wird wie in seiner Arbeitszeit, gelten die Arbeitsschutz-Gesetze. Auch die eigene Fahrleistung des Mitarbeiters kann unter diese Gesetze fallen, wenn er seine Hauptleistung regelmäßig außerhalb eines „festen“ Arbeitsplatzes, beispielsweise beim Kunden erbringt. Ist Ihr Mitarbeiter aber nur passiver Beifahrer oder zu Repräsentationszwecken auf einer betrieblichen Abendveranstaltung anwesend, gilt der Arbeitszeitschutz nicht. Auf leitende Angestellte finden die Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes nach § 18 Absatz 1 Nr. 1 Arbeitszeitgesetz keine Anwendung. Bei ihnen geht man davon aus, dass sie weniger schutzbedürftig sind und gerade für ihre „Mehrleistung“ eingestelltund entsprechend gut bezahlt werden.