Zeitsparen leicht gemacht

Zeit wird immer mehr zur Mangelware und es gibt wohl kaum jemanden, der sie verschwenden möchte. Doch wie soll das gelingen, angesichts der immer schneller wachsenden Angebote und Möglichkeiten? An dieser Stelle kommen Sie ins Spiel. Denn Sie haben die Wahl, wofür Sie diese knappe Ressource einsetzen. Um Ihnen diese Wahl zu erleichtern, habe ich drei konkrete Einsparvarianten für Sie.

Besprechungen sind zwar wichtig, aber oft genug sind die Teilnehmer der Meinung, dass sie dadurch von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden.

Zeitsparvariante No. 1: Plaudertaschen in Besprechungen ausbremsen

Um das zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten. Erstens: Sie verzichten nach genauer Prüfung auf so manches Arbeitstreffen. Zweitens: Ist es unabdingbar, wird es vernünftig organisiert (Ankündigung mit Datum, Uhrzeit und Thema). Gerade beim Thema ist es wichtig, es so konkret wie möglich zu fassen. Also nicht "Quartalszahlen" sondern "Was sind die Ursachen für den Umsatzeinbruch im letzten Quartal?".

So können Fragen vorbereitet und Lösungsvorschläge schon vorher ausgearbeitet werden. Diese Vorgehensweise hat mehrere Vorteile. Sinnfreies Palavern wird vermieden und es gibt keinen Schneeballeffekt, weil jedem auf einmal verschiedene Ideen einfallen und er diese einbringen will.

Am Ende sollte immer eine Entscheidung stehen, die neben Themen und Vorschlägen ins Protokoll geschrieben wird. Es wird namentlich eingetragen, wer sich um die Umsetzung kümmert und bis wann. Solche Regeln mögen ungewohnt sein, aber am Ende ist oft jeder dafür dankbar, dass die Meetings effizienter sind.

Zeitsparvariante No. 2: Entlasten Sie sich mit einer Vermeidungsliste

Aufgabenlisten zeigen Ihnen, was Sie alles noch zu tun haben. Vermeidungslisten hingegen bringen Sie voran, weil Sie deutlich zeigen, wo Sie Zeitreserven haben. Hier sollten Ihre Überlegungen ansetzen. Fragen Sie sich, welche Aufgaben Sie sich ab heute sparen, welche schlechten Gewohnheiten Sie ablegen und welche Tätigkeiten Sie auslagern können. Anders gesagt: Was ist vielleicht wünschenswert, aber nicht unbedingt notwendig? Ganz oben auf der Verbotsliste könnte zum Beispiel das Herumsurfen in sozialen Netzwerken stehen.

Perfektionisten könnten notieren, wo sie ab sofort Abstriche machen werden ("Ich suche nicht mehr nach der besten Formulierung, weil mein Chef sowieso das meiste wieder streicht"). Auf diese Weise schaffen Sie sich Zeit und andererseits Platz für das, was Ihnen wichtig ist. Um die Liste nicht aus den Augen zu verlieren, platzieren Sie diese am besten in Sichtweite. So werden Sie täglich daran erinnert und es fällt Ihnen leichter, etwas nicht zu tun. Das führt automatisch dazu, dass Sie Zeit sparen.

Zeitsparvariante No. 3: Arbeiten Sie mit Checklisten

Sie können sich viel Arbeit und damit Zeit sparen, wenn Sie für immer wiederkehrende Ereignisse Checklisten erstellen. Das Motto heißt: "Einmal denken – hundertfach handeln". Es geht um eine einmalige zeitliche Investition, durch die sich in Zukunft eine Aufgabe einfacher und schneller erledigen lässt. Nutzen Sie diese Vorteile von Checklisten: Sie …

  • systematisieren Arbeitsprozesse
  • entlasten das Denken
  • führen zu einem wesentlichen Zeitgewinn durch Rationalisierung von Abläufen
  • verringern Kosten
  • erfassen alle wichtigen Aspekte einer Aufgabe
  • entlasten das Gedächtnis
  • bieten eine Kontrollmöglichkeit

    Viel Erfolg beim Umsetzen!

    Ihr Burkhard Krupa
    Experte für Zeitmanagement