Nichts ist schlimmer als einfach drauf loszureden und nach dem Telefonat festzustellen, dass Sie Ihr eigentliches Ziel gar nicht erreicht haben. Ein deutliches Zeichen dafür ist häufig die Aussage: "Ja, was wollte ich jetzt eigentlich von dir?" Nur wenn Sie Ihr Ziel vorher kurz notieren, wissen Sie hinterher, ob das Telefonat ein Erfolg war oder nicht. Falls nicht, dann analysieren Sie, woran es gelegen hat und wie Sie es nächstes Mal besser machen können.
Das vermeidet im Übrigen auch Mehrfachanrufe beim selben Gesprächspartner, weil Sie etwas vergessen haben. Um Telefonate nicht ausufern zu lassen, ist es außerdem ratsam, zeitliche Grenzen abzustecken. Überlegen Sie vorher, wie lange das jeweilige Telefonat dauern sollte, und halten Sie sich dran. Auch das spart erheblich Zeit. Dulden Sie nur in Ausnahmefällen Überziehungen. Das wird anfangs schwer fallen, weil Sie es nicht gewöhnt sind. Doch im Laufe der Zeit wird das immer besser klappen.
Sollte der Anrufbeantworter anspringen, nennen Sie den Grund Ihres Anrufs
Es bringt Sie nicht weiter, belanglose Dinge auf den Anrufbeantworter zu sprechen: Etwa, dass es schade ist, dass Sie Ihren Gesprächspartner nicht angetroffen haben und es deshalb später noch einmal versuchen werden. Ausgenommen sind natürlich solche Fälle, in denen der andere auf Ihren Anruf gewartet hat und Sie klarstellen wollen, dass Sie Ihren Teil der Absprache erfüllt haben.
Geben Sie in diesem Fall an, wann Sie nun Ihrerseits wieder erreichbar sind: "Versuchen Sie es bitte heute oder morgen zwischen 14 und 16 Uhr." Da es manchmal auch möglich ist, dass Ihr Gesprächspartner nicht zurückrufen braucht, dann hinterlassen Sie eine entsprechende Antwort: "Es reicht, wenn Sie mir das besprochene Protokoll zuschicken, Ihr Rückruf ist nicht nötig." So können Sie Zeit sparen.
Hören Sie Ihrem Gesprächspartner genau zu
Eine ganz wichtige Empfehlung, denn selbst wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht sehen, sollten Sie ihm Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit schenken und tatsächlich zuhören. Sonst passiert es Ihnen ganz schnell, dass Sie lediglich mit halbem Ohr lauschen und nach dem Telefonat überhaupt nicht mehr nachvollziehen können, worüber genau geredet und was möglicherweise vereinbart wurde.
Das wiederum geschieht recht schnell, wenn Sie sich nebenbei noch mit anderen Dingen beschäftigen (Mails lesen, in Papieren blättern etc.). Doch das ist nicht nur unhöflich, sondern schadet der Kommunikation und kostet Zeit. Nämlich die, wenn Sie extra noch mal nachfragen müssen, weil Sie beispielsweise etwas nicht verstanden haben.
Wenn Sie also in Zukunft beim Telefonieren nur mit einem Ohr zuhören können, dann verschieben Sie das Gespräch lieber auf einen anderen Zeitpunkt. Ihr Gesprächspartner wird es Ihnen danken und Sie können Zeit und Nerven sparen.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa – Experte für Zeitmanagement