1. Zeitmanagement-Tipp: Weg mit überflüssigem Ballast
Das hört sich mal wieder sehr banal an, ist es aber nicht. In der heutigen Zeit sind immer weniger Menschen in der Lage, selbst zu entscheiden, was ihnen wichtig oder unwichtig ist, weil sie zunehmend von der Technik getrieben werden: Das Handy vibriert wegen einer SMS, die E-Mailanzeige blinkt, Facebook verlangt nach einer Antwort und twittern wollten Sie auch noch.
An dieser Stelle hat sich bewährt, bewusst abzuwägen: Verzichten Sie auf alles, was nur Zeit kostet und Ihnen nichts bringt. Denn die meisten Dinge davon sind nicht wirklich wichtig für Ihren Job oder das Geschäft. Sobald Sie sich darüber klar sind, dass Sie nie alles erledigen können, was Sie erledigen wollen oder könnten, werden Sie gleich viel entspannter, ruhiger und fühlen sich automatisch besser!
Streichen Sie deshalb alles, was sich von selbst erledigt hat oder wegen geänderter Umstände überflüssig geworden ist, lassen Sie sich aus unwichtigen Verteilern streichen und meiden Sie – sofern möglich – überflüssige Besprechungen.
2. Zeitmanagement-Tipp: Entwickeln Sie positive Gewohnheiten
Gewohnheiten sind großartig: Sie müssen über Ihr Handeln nicht mehr jedes Mal neu nachdenken. Das entlastet, hat aber auch seine Schattenseiten. So können Sie vielleicht schlecht nein sagen, weil Sie sich dann unwohl fühlen oder Sie lassen keine Arbeit liegen, weil es ja sonst niemand macht. Die Folge: Sie werden ausgenutzt und schaden sich selbst. Durchleuchten Sie deshalb Ihren Job, um diesen negativen Gewohnheiten auf die Schliche zu kommen. Das sind häufig solche Dinge, die andere aus Bequemlichkeit auf Sie abgeschoben haben: "Sie können das doch viel besser als ich" oder "Sie haben das schon immer gut gemacht".
Trainieren Sie dann Nein zu Aufgaben zu sagen, die nicht zu Ihrem Bereich gehören. Dazu reicht der bloße Wille allerdings nicht aus. Sie müssen etwas Neues ausprobieren, viel Disziplin aufbringen und sehen, dass ein anderes Verhalten mehr Vorteile bringt. Das ist eine Voraussetzung, um mit alten Gewohnheiten zu brechen und neue zu etablieren. Muten Sie sich dabei nicht zu viel zu – weniger ist mehr. Und wenden Sie die Mühe zur Veränderung nur auf, wenn Sie und andere für Sie wichtige Personen diese Gewohnheiten wirklich stören und bei der Umsetzung Ihrer Ziele blockieren.
3. Zeitmanagement-Tipp: Arbeiten Sie mit Zeitblöcken
Zeitblöcke sind eine feine Sache, weil Sie viel besser planen können. Damit bestimmen Sie feste Zeiten, in denen Sie bestimmte Aufgaben erledigen ("von 8 bis 9 Uhr Konzept erstellen, von 13:30 bis 14 Uhr E-Mails lesen und beantworten") und nicht nur die Anfangszeit oder ein Stichwort. Auf diese Weise nehmen Sie sich nicht zu viel vor und kommen nicht in Zeit- und Termindruck. Als kreativer Rechtshirn-Typ können Sie zudem in Ihrem Planer diesen Zeitblock schraffieren und sehen so bildhaft vor sich, wie viel Zeit bereits verplant ist.
Wenn Sie keinen Überblick darüber haben, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben benötigen, dann nutzen Sie Ihr Handy als Kurzzeitwecker und stellen die Zeitdauer ein, die Sie dafür Ihrer Meinung nach benötigen. Und schon bald können Sie eine Reihe von Tätigkeiten relativ sicher vom Zeitaufwand her einschätzen.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement