Büroorganisation-Tipp 1: Wie bearbeite ich E-Mails richtig?
Ob physische oder elektronische Post, beides hat gleiche Priorität. Auch E-Mails sollten innerhalb eines Tages beantwortet werden. Elektronische Post nicht zeitnah zu beantworten ist ein schlechtes Aushängeschild für ein Unternehmen und für Sie selbst! Dies gilt natürlich nicht für Spam-Sendungen.
Sollten Sie einmal nicht anwesend sein, dann sollte der Abwesenheitsassistent aktiviert werden, der den Sender einer E-Mail automatisch von Ihrer Abwesenheit und dem Zeitpunkt Ihrer Rückkehr informiert. Auch können Sie im Abwesenheitsassistenten eine Nachricht schreiben, in der Sie darauf hinweisen, dass in dringenden Fällen eine andere Kontaktperson zur Verfügung steht. Im Idealfall geben Sie hier die Kontaktdaten dieser Vertretung bekannt. Weiterhin besteht die Möglichkeit, E-Mail automatisch an andere Personen weiterzuleiten.
Büroorganisation-Tipp 2: In der Kürze liegt die Würze!
Beschränken Sie sich in Ihrer Antwort auf das Wesentliche. Verhindern Sie Schachtelsätze und –Absätze. Eine E-Mail kann im Übrigen sehr schnell mehrere Seiten umfassen, von daher ist es angebracht, lediglich die letzte E-Mail-Nachricht beizubehalten und alles andere zu löschen. Das spart Zeit, die man sonst zum Lesen benötigen würde und hilft letztendlich jedem die Büroorganisation zu optimieren.
Büroorganisation-Tipp 3: Klarheit spart Zeit!
Formulieren Sie eindeutig und nicht „durch die Blume“. Pro Aussage ein Satz, das genügt. Darüber hinaus, schleichen sich in einer E-Mail sehr schnell Fehler ein. Von daher sollten Sie das Schriftstück vor dem Absenden nochmals gründlich auf Fehler prüfen. Fehlerhafte E-Mails sprechen nicht unbedingt für den Absender und sind wiederum ein schlechtes Aushängeschild für das Unternehmen.
Büroorganisation-Tipp 4: Auch für E-Mails gilt der Knigge!
Der höfliche Umgangston, der üblicherweise in physischen Geschäftsbriefen angewandt wird, sollte auch in einer E-Mail beibehalten werden. Nachrichten können von Fachmännern im Streitfall rekonstruiert werden und dann als Beweismaterial dienen, das vor Gericht gegen Sie verwendet werden könnte.
Büroorganisation-Tipp 5: Vorsicht mit vertraulichen Informationen!
Vertrauliche Informationen sollten nicht per E-Mail versendet werden. Probleme oder sensible Inhalte sollten niemals per E-Mail bearbeitet werden. Das System ist zu offen. Sollte dies wirklich einmal notwendig werden, dann nur mit einem Verschlüsselungssystem. Ansonsten ist es zu empfehlen, solche Themen stets persönlich zu behandeln.
Büroorganisation-Tipp 6: Weniger ist mehr!
E-Mail-Empfänger arbeiten unter Umständen mit verschiedenen Programmen oder Formaten, so dass eventuell nur Basistext gelesen werden kann. Alle anderen Formatierungen oder eingefügte Grafiken oder Emoticons erscheinen im Kauderwelsch. Basisformatieren wie Fett oder Kursiv können jedoch verwendet werden.
Büroorganisation-Tipp 7: Mit oder ohne Anhang?
Kündigen Sie Anhänge immer an, insbesondere, wenn diese umfangreich sein sollten. Unter Umständen verbringt der Empfänger Ewigkeiten damit, dieser herunter zu laden, wenn sein System langsamer ist als das Ihre.
Büroorganisation-Tipp 8: Verteiler
Der Verteiler ist so eine Sache. Nicht alle schätzen es in einem Massenverteiler namentlich zu erscheinen. Anstelle des To oder CC-Feldes sollten Sie von daher das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) benutzen. Die meisten E-Mail-Programme unterstützen diese Funktion. Die E-Mail-Empfänger können dann nur ihren eigenen Namen lesen, nicht aber die aller anderen. Das schützt die Privatsphäre.
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