Die Checkliste bietet Ihnen einen schnellen Überblick, wie Sie Ihre Kostenfaktoren im Bereich Büromaterial effizient senken können.
- Begrenzen Sie einmalig das Budget für das Büromaterial am „Cut-off-point“ – dem branchenüblichen Kosteniveau.
- Überlassen Sie Ihren Führungskräften und Mitarbeitern die einzelnen Maßnahmen zur Realisierung des Budgeteinschitts.
- Vereinbaren Sie in den Folgejahren realistische, aber knappe Budgets für Büromaterial, die das Kostendenken fördern.
- Durchbrechen Sie das weit verbreitete Planungsschema: Ist-Wert + Inflation + Reserve = Plan-Wert
- Vergleichen Sie Preise und Konditionen für den Einkauf von Büromaterial in größeren Zeitabständen, z. B. im Rahmen der Budgetvereinbarung.
- Berücksichtigen Sie beim Bezug über Versender oder Internethändler auch die Zeit und die Kosten der Lieferung.
- Motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter, Dokumente möglichst elektronisch weiterzugeben und am Bildschirm zu lesen.
- Stellen Sie Netzwerkdrucker und Kopierer zentral auf, so dass Drucken und Kopieren zu einer lästigen Tätigkeit wird.
- Verwenden Sie für den Druck von Zwischenständen billiges Papier und Schnelldruck mit geringe Tinten- bzw. Tonerverbauch.
- Behalten Sie hohe Druckqualität auf gutem Papier dem fertigen Dokument vor.
- Beschreiben Sie das benutzte Papier möglichst beidseitig.
- Regeln Sie den Zugang zu Büromaterial nach dem Wert der Teile: freier Zugang zum Büromaterial bei niedrigem, erschwerter Zugang bei höherem Wert.
- Organisieren Sie die Materialausgabe so, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis gewahrt ist.