von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Checklisten
Checkliste: Meetings gut vorbereiten
Meetings sollten effektiv und deshalb gut vorbereitet sein, sonst kann es schnell passieren, dass sich eine Besprechung unnötig in die Länge zieht und womöglich ohne Ergebnis abgebrochen wird. Damit Ihnen dergleichen nicht passiert, haben wir in der folgenden Checkliste die 7 Säulen eines ergebnisorientierten Meetings zusammengefasst.
Ein Meeting abzusagen und früher zu beenden, ist keine Schande. Wenn die Sachlage sich verändert hat und/oder man mehr Zeit zur Vorbereitung benötigt, wäre es unsinnig, ein ineffektives Meeting abzuhalten.
Vorbereitung ist alles!
Formulieren Sie am besten schriftlich das Besprechungsziel und bereiten Sie sich auf die Sitzung gründlich vor.
Nur Betroffene einladen!
Allen Teilnehmern, deren Anwesenheit unbedingt erforderlich ist, sollten Sie zuvor Zweck und Ziele der Besprechung mitteilen. Um Wissenslücken
vorzubeugen, sollten Sie Ihren Mitarbeitern Informationsmaterialien zur
Verfügung stellen.
Richtig sortieren!
Kleinere TOPs (Tagesordnungspunkte) können thematisch zusammengefasst werden. Sortieren Sie die abzuhandelnden Themen nach Priorität und legen Sie für jeden Punkt einen Zeitrahmen fest.
Pünktlich und ergebnisorientiert!
Wenn sich eine Diskussion festgefahren hat, sollten Sie als
Besprechungsinitiator eingreifen. Von nun an sind nur noch Lösungsvorschläge gefragt, mit denen alle leben können.
Ergebnisse zusammenfassen!
Zum Ende der Sitzung sollten Sie alle Ergebnisse noch mal kurz schriftlich
darlegen, denn daraus ergeben sich meist die zu erledigenden Aufgaben für die Mitarbeiter. Zu Beginn der nächsten Sitzung sollten Sie darauf
zurückkommen und die Bearbeitungen besprechen.
Ende finden!
Nur in Ausnahmefällen dürfen Sie eine Besprechung überziehen. Vertagen Sie lieber einen nicht erledigten TOP auf das nächste Meeting oder planen Sie einen eigenen Termin für dieses Problem ein.
