von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Checklisten
Checkliste: Grundanforderungen an ein erfolgreiches Aufgabenmanagement
Kennen Sie das? - Sie haben einen harten Tag hinter sich, haben sich unablässig um alles Mögliche gekümmert, haben, so scheint es, den Tag bis auf die letzte Minute sinnvoll genutzt - und dennoch ist erschreckend viel unerledigt geblieben?
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Wenn Sie häufiger diesen Eindruck haben, sollten Sie Ihr persönliches Aufgabenmanagement einmal kritisch unter die Lupe nehmen: Organisieren Sie sich und Ihre Arbeit wirklich effizient?
Lassen Sie sich von unserer neuen Checkliste leiten. Dort finden Sie die Grundanforderungen an ein erfolgreiches Aufgabenmanagement. Gehen Sie die einzelnen Checkpunkte durch, und überlegen Sie: Hapert es hier oder da noch bei der Realisierung? Setzen Sie sich für Ihre Aufgaben beispielsweise Zeitlimits? Hat bei Ihnen Dringlichkeit Vorrang oder Wichtigkeit? Planen Sie den folgenden Arbeitstag im Voraus?
Sie werden sehen: Da kommt eine Menge zusammen, was Sie berücksichtigen sollten. Aber es lohnt sich - allein schon wegen des befriedigenden Gefühls am Ende Ihres Arbeitstags.
Hinter jeder Aktivität steht ein klar definiertes Ziel
Eine To-do-Liste wird verwendet
Aufgaben werden schriftlich nach Prioritäten (A, B, C) geordnet
Die Aufgabenliste wird systematisch abgearbeitet
Zeitlimits für Aufgaben werden gesetzt
Die 80:20-Regel (Pareto-Prinzip = Gut statt perfekt) wird beachtet
Telefonate werden vorbereitet
Die meisten Briefe, Faxe, E-Mails sind nicht länger als eine Seite
Es wird nach Wichtigkeit agiert statt nach Dringlichkeit reagiert
Die Notwendigkeit von Besprechungen wird geprüft
Die Notwendigkeit von Reisen wird geprüft
Zeitverluste beim Umgang mit Bürotechnik sind abgestellt
Größere Aufgaben werden in Teilziele zerlegt
Es wird nichts zur Hand genommen, ohne darüber eine Entscheidung zu treffen
Gleichartige Aufgaben werden blockweise erledigt Die häufigsten Zeitdiebe sind analysiert
Die Ablage wird regelmäßig gepflegt
Überflüssiges wird regelmäßig weggeworfen
Der folgende Arbeitstag ist am Vorabend fertig geplant
Jeder Arbeitstag wird mit einem positiven Erlebnis abgeschlossen
Wenn Sie häufiger diesen Eindruck haben, sollten Sie Ihr persönliches Aufgabenmanagement einmal kritisch unter die Lupe nehmen: Organisieren Sie sich und Ihre Arbeit wirklich effizient?
