Zu spät kommen: Sind Termine ein Gleitzeitmodell?

Zu spät kommen ist manchmal ein "seht-her-ich-bin-wichtig"-Signal. Andere wiederum wissen nicht, wie sie es schaffen können, endlich pünktlich zu sein. Und wissen Sie, wie das korrekte Vorgehen ist, wenn Sie doch einmal zu spät kommen?

Kennen Sie das? Sie haben sich in "letzter Sekunde" von Ihrem Schreibtisch losgeeist und eilen im Sturmschritt über den Flur zum Besprechungsraum. Trotzdem sind Sie nicht nur der Letzte, sondern eindeutig zu spät. Besonders peinlich, weil Ihre Zahlen für den ersten Tagesordnungspunkt benötigt werden. Besonders unangenehm, weil die Kollegen sichtlich genervt mit den Augen rollen. Besonders ungeschickt, wenn Sie jetzt auch noch tönen: "Hey Leute, nicht kleinlich sein, die paar Minuten!"

Sie kommen zu spät und alle müssen warten?
Vielen Menschen graut es bei diesem Gedanken. Doch manche genießen es – oft unbewusst – dass Andere auf sie warten. Denn wenn Andere auf sie warten, ersehen sie daraus: Du bist uns wichtig, du bist uns so wichtig, dass wir auf dich warten, weil du so wichtig bist. Sie verkennen dabei völlig die Situation und verlieren sich in Allmachtsphantasien. Ja, manchmal hat zu spät kommen einfach nur mit Macht ausüben zu tun im Sinne eines "Ich lasse mir von dir nichts befehlen!" oder auch "Ich passe mich nicht an, egal an was!" Haben Sie das nötig? Ich hoffe nicht.

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Vom zu spät kommen zum pünktlich sein
Wenn Sie Ihr zu spät kommen in Pünktlichkeit verändern wollen, brauchen Sie vielleicht einige kleine Kniffe. Der erste Vorschlag ist weit verbreitet und trotzdem funktioniert er: Stellen Sie alle Ihre Uhren einige Minuten vor. Sie richten sich automatisch nach der falschen Zeit und haben so den kleinen Zeitvorsprung, der Sie pünktlich erscheinen lässt.

Auch das ist kein Trick aus einem Geheimbund sondern öffentlich bekannt: Planen Sie genug Zeit bei Ihren Terminen ein und ausreichend Zeitpuffer für beispielsweise Fahrten und Parkplatzsuche. Kommen Sie nicht auf den letzten Drücker. Oder Sie gönnen sich sogar die Erfahrung, reich zu sein: Reich an Zeit, in dem Sie zehn Minuten vor dem vereinbarten Termin eintreffen. Probieren Sie das einmal aus!

Wenn alles nichts hilft: Wecker und Handy einbeziehen. Nutzen Sie die automatische Erinnerungsfunktion, wenn Sie Ihre Termine elektronisch z. B. über Outlook oder Lotus verwalten. Auch Ihr Handy kann auf eine: "In drei Minuten muss ich los"-Zeit eingestellt werden, möglichst laut. Das wäre Ihnen peinlich? Gut, desto eher versuchen Sie darauf zu verzichten und pünktlich zu sein.

Tragen Sie im Kalender Ihre Startzeit ein. Wenn Sie einen Papierkalender führen, kommt die Terminzeit kleiner Schrift und die Startzeit in großer Schrift. Wenn Sie elektronisch arbeiten, tragen Sie alle Zeiten auf die Startzeit und die eigentliche Terminzeit in Klammern hinter das Thema oder den Namen.

Mein letzter und ich finde wichtigster Vorschlag: Machen Sie sich klar, dass Ihr Verhalten Auswirkungen hat. Wenn Sie zu einer Besprechung drei Minuten zu spät erscheinen und alle zehn Teilnehmer müssen auf Ihre Unterlagen warten, sind das 30 Minuten verschwendete Arbeitszeit. Die durch Ihr Verhalten verursacht wurden. Machen Sie sich klar: Termine sind kein Gleitzeitmodell!

Und wenn das zu spät kommen doch mal passiert?
Natürlich wird es immer wieder vorkommen, dass Sie einen verabredeten Termin aus verschiedensten Gründen nicht einhalten können. Ich hatte erst vor kurzem einen ausreichend großen Zeitpuffer für die Messeabfahrt bemessen, aber einen Unfall hatte ich nicht "eingeplant". Also war an ein pünktliches Eintreffen bei der Arbeitsgruppe nicht zu denken. Dann ist das höfliche und korrekte Vorgehen so:

• Rufen Sie rechtzeitig an und entschuldigen Sie sich als erstes: "Es tut mir leid, ich werde es nicht pünktlich zum verabredeten Termin schaffen."
• Nennen Sie den Grund für Ihre Verspätung und Ihre voraussichtliche Ankunftszeit. "Hier war ein Unfall und es geht jetzt erst weiter. Mein Navi sagt, dass ich gegen 15:45 ankommen werde …"
• Bei der Ankunft entschuldigen Sie sich nochmals, ziehen dies aber nicht unnötig in die Länge.

Jetzt sind Sie dran – vom zu spät kommen und pünktlich sein
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Überlegen Sie sich, wie Sie es bei Ihrem nächsten Termin schaffen, pünktlich zu sein und damit Ihre Wertschätzung für den Anderen auszudrücken.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Zu spät kommen"

• Zu spät kommen: Finden Sie das "cool"?
• Zu spät kommen: Sind Termine ein Gleitzeitmodell?

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