Achtung: Notizzettel führen meist zu Chaos und Zettelwirtschaft

Chaos im Büro schafft niemand absichtlich. Doch die Flut an Notizzetteln aller Art ist an manchen Tagen kaum in den Griff zu bekommen. Doch ist ein Post-it hier und ein Notizzettel da wirklich die Lösung?

Kennen Sie das? Sie wollen sich etwas Wichtiges unbedingt merken. Damit es schnell geht, nehmen Sie einen Notizzettel oder ein Post-it zur Hand, Notiz geschrieben und erst einmal an den Bildschirm geklebt.

In einer Besprechung machen Sie sich zur Mitschrift Notizen auf einem Blatt Papier. Sobald Sie im Büro sind, legen Sie es erst einmal an die Seite. Am nächsten Tag erinnern Sie sich, dass Sie sich dort eine Telefonnummer notiert haben. Doch der Notizzettel taucht in der ersten Suchrunde nicht auf.

Notizzettel sorgen oft für Chaos

Eine Vielzahl von Notizzetteln oder Post-its finden so einen endgültigen Platz an Pinnwänden, auf Schreibunterlagen sowie auf Tastaturen. Meist werden so wichtige Informationen auf unsystematische Weise auf dem Schreibtisch und rings um den Schreibtisch herum verteilt. Es entsteht die landläufig so bezeichnete Zettelwirtschaft. Und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass daraus echtes Chaos im Büro entsteht.

Vor- und Nachteile der Zettelwirtschaft

Warum sollten Sie Ihre heißgeliebten Notizzettel eigentlich aufgeben? Ich habe einige Gründe rund um die Zettelwirtschaft für Sie zusammen gestellt und daraus eine Übersicht mit Vor- und Nachteilen angefertigt:

Vorteile von Zettelwirtschaft

Nachteile von Zettelwirtschaft

schnell angelegt

kein Überblick

schnell hingelegt

keine erkennbare Systematik

Notizzettel können beliebig irgendwo abgelegt werden

Sie müssen sich merken, wo Sie einen Termin notiert oder sich eine Notiz gemacht haben

irgendwelche Notizzettel sind immer griffbereit

keine zentrale Stelle

spart erst einmal Zeit

belastet das Gedächtnis

es muss keine Entscheidung getroffen werden, wo der Notizzettel abgelegt werden soll

keine automatische Erinnerungsfunktion

 

langes Suchen

 

Notizzettel lösen sich vom Untergrund oder fliegen weg (Durchzug)

 

je kleiner der Notizzettel, desto größer ist die Gefahr, sie zu übersehen oder dass sie zwischen andere Unterlagen rutschen

Wie ist es um Ihre Notizzettel bestellt: Chaos oder Ordnung?

Überlegen Sie einen Moment, wie Sie in Sachen Notizzettel verfahren.

  1. Welche Notizen fallen bei Ihnen im Laufe des Tages an?
  2. Bei den meisten Büromenschen sind dies Kontaktdaten, Termine, Telefonnotizen, Gesprächsnotizen, Mitschriften in Besprechungen, Ideen, Aufgaben, weitere Informationen.  
  3. Wo und an welchen Stellen erfassen Sie Ihre Notizen?
  4. Wie sichern Sie, dass Sie alle Notizen im Blick haben und nichts „anbrennt“?
  5. Finden Sie alle gewünschten Notizzettel in kurzer Zeit?  

Schauen Sie sich Ihre Ergebnisse an. Dann erkennen Sie sicher auf einen Blick, ob Sie in Sachen Notizzettel ein funktionierendes System oder doch eher eine Zettelwirtschaft haben, die Gefahr läuft, chaotische Züge anzunehmen.

Interessiert es Sie jetzt, zu wissen, welche Gründe für eine systematische Zettelordnung sprechen? Denn Sie wollen ja auf jeden Fall eine für Sie passende Arbeitsumgebung.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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