Wie Sie Namensschilder schreiben, die gut ankommen

Kennen Sie das? Ein größeres Meeting oder eine Veranstaltung ist angesagt und dazu sollen Sie die Namensschilder erstellen. Software, Papier, das richtige Schildchen – alles kein Problem für Sie. Viel kniffliger ist für Sie die Frage, was Sie auf die Namensschilder schreiben sollten. "Sie machen das schon!" zeigt sicherlich das generelle Vertrauen Ihres Chefs in Ihre Fähigkeiten, hilft Ihnen jetzt aber nicht wirklich weiter. In diesem Artikel erfahren Sie, was auf die Namensschilder gehört.

Das "muss" auf Namensschilder
Der vollständige Name des Gastes oder Mitarbeiters ist ein absolutes Muss. Persönlicher ist es, den Vor- und Zunamen aufzuführen. Das erleichtert Teilnehmenden, beispielsweise in den Pausen, schneller Kontakt zueinander zu finden. Optimalerweise als "Barbara Klein" schreiben.

Sonst ist auch "Frau Klein" möglich, aber nur als zweite Wahl. Wenn der Vorname geschrieben wird, entfällt die Bezeichnung "Frau" oder "Herr". Keinesfalls entfallen darf ein akademischer Titel. Titel sind Dr. und Professor, während beispielsweise Dipl.-Ing. und Dipl.-Betriebswirt keine Titel sind. Dementsprechend gehören Sie nicht auf die Namensschilder. 

Das "kann" auf Namensschilder
Das Unternehmen, aus dem der Gast kommt, kann auf das Namensschild. Dies "legitimiert" ja auch die Anwesenheit des Gastes. Das Netzwerken wird dadurch erheblich erleichtert. Ein Zusatznutzen, den Sie als Veranstalter immer im Blick haben sollten. Wenn Platz vorhanden ist, kann auch die Funktion oder Berufsbezeichnung aufgeführt werden. Bei internationalen Veranstaltungen kann das Herkunftsland relevant sein und würde dann auch auf die Namensschilder gehören.

Ein weiteres "kann" ist Ihr Logo als Veranstalter. Ich würde Ihnen immer empfehlen, Ihr Logo oder das Motto der Veranstaltung auf die Namensschilder zu schreiben. Das ist nicht nur Selbstdarstellung, sondern verbindet die Gäste noch einmal besonders, da alle sichtbar zusammen gehören. Achten Sie einmal darauf: Namensschilder mit Logo des Gastgebers sehen professioneller aus.

Namensschilder – das sollten Sie vermeiden
Es ist eine echte Unsitte, beim Namen nur den Anfangsbuchstaben des Vornamens zu schreiben, also z. B. Klein. Das wirkt sehr unpersönlich und in heutiger Zeit auch nicht nachvollziehbar, wenn gleichzeitig ein Vielfaches der eigenen Daten mehrfach im Internet kursiert.

Übrigens war ich einmal über den Vornamen sehr dankbar, als ich peinlicherweise bezüglich des Geschlechts meines unbekannten Gegenübers unsicher war. Mit dem eindeutigen Hinweis war meine Angst, einen schlimmen Fauxpas zu begehen, sofort vorbei.

Jetzt sind Sie dran – Namensschilder schreiben
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Stellen Sie sich danach die einzelnen Komponenten für Ihre Namensschilder zusammen. Legen Sie dann die Größe und Abstände fest und achten Sie auf eine ausgewogene Gestaltung. Absolute Priorität haben Vor- und Zuname.

Dies sollte so groß sein, dass es auch auf einige Schritte Entfernung zu lesen ist. Verzichten Sie im Notfall auf ergänzende Daten wie Funktion oder Firma des Teilnehmers. Mein letzter Tipp: Damit die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Gästen schnell und schon von weitem schon erkannt werden, geben Sie dem eigenen Personal andersfarbiges Papier beim Erstellen der Namensschilder. Das erleichtert die Orienterierung und ist ein deutliches Signal "Sie dürfen mich ansprechen".

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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