Entscheidungen vorbereiten: Das Ziel
Ziel der Entscheidungsvorbereitung ist es, dem Chef alle Alternativen mit ihren Vor- und Nachteilen aufzuzeigen. So hat er eine solide Grundlage, um eine Entscheidung zu treffen; die vorbereitenden Arbeiten hierzu werden von der Sekretärin bzw. Assistentin zusammengestellt.
Entscheidungen vorbereiten: Diese Fragen müssen geklärt werden
- Welche Kriterien sind wichtig für die Entscheidungsfindung (z. B. Preise)?
- Welche Priorität haben die einzelnen Kriterien?
- Welche Fristen und Termine sind zu berücksichtigen (z. B., bis wann die Entscheidung getroffen werden muss)?
- Welche direkten und/oder indirekten Kosten und Aufwendungen müssen berücksichtigt werden? (Bedenken Sie auch die Nebenkosten!)
- Welchen Nutzen bringt die Entscheidung mit sich? (Hierbei sollten Sie die Unternehmensziele im Auge behalten.)
- Welche Personen und/oder Projekte sind betroffen (z. B. Mitwirkende; wer muss informiert werden?)?
Entscheidungen vorbereiten: Ablauf
Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Chef, um abzuklären, welche Entscheidungskriterien und Prioritäten er hat (siehe Fragen 1. und 2.). Stellen Sie dann alle Alternativen zusammen und beginnen Sie mit dem Zusammentragen aller notwendigen Informationen.
Bereiten Sie diese Informationen so auf, dass Ihr Vorgesetzter schnell und mit wenig Aufwand erfassen kann, wie die Datenlage ist. Hierbei helfen beispielsweise Visualisierungen wie Tabellen oder Diagramme. Ist Ihr Papier sehr umfangreich, sollte eine Zusammenfassung nicht fehlen, damit Ihr Chef nicht viele Seiten lesen muss, bevor er seine Entscheidung trifft.
Entscheidungen vorbereiten: Was Sie unbedingt vermeiden sollten
Setzen Sie Ihren Chef niemals unter Druck, indem Sie auf eine Entscheidung drängen. Auch ist es nicht die Aufgabe einer Assistentin oder Sekretärin, die Entscheidung abzunehmen.
Sorgen Sie unbedingt für eine vollständige Informationsdecke. Lückenhafte Informationen sind ebenso fehl am Platz wie zu ausführliche Texte, Rechenfehler oder eine schlechte Darstellung der Daten.