von Rebecca Stache, veröffentlicht in Büroorganisation
Wie Sie Entscheidungen für den Chef perfekt vorbereiten
Ziel der Entscheidungsvorbereitung ist es, dem Chef alle Alternativen mit ihren Vor- und Nachteilen aufzuzeigen. So hat er eine solide Grundlage, um eine Entscheidung zu treffen; die vorbereitenden Arbeiten hierzu werden von der Sekretärin bzw. Assistentin zusammengestellt.
Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Chef, um abzuklären, welche Entscheidungskriterien und Prioritäten er hat (siehe Fragen 1. und 2.). Stellen Sie dann alle Alternativen zusammen und beginnen Sie mit dem Zusammentragen aller notwendigen Informationen.
Bereiten Sie diese Informationen so auf, dass Ihr Vorgesetzter schnell und mit wenig Aufwand erfassen kann, wie die Datenlage ist. Hierbei helfen beispielsweise Visualisierungen wie Tabellen oder Diagramme. Ist Ihr Papier sehr umfangreich, sollte eine Zusammenfassung nicht fehlen, damit Ihr Chef nicht viele Seiten lesen muss, bevor er seine Entscheidung trifft.
Setzen Sie Ihren Chef niemals unter Druck, indem Sie auf eine Entscheidung drängen. Auch ist es nicht die Aufgabe einer Assistentin oder Sekretärin, die Entscheidung abzunehmen.
Sorgen Sie unbedingt für eine vollständige Informationsdecke. Lückenhafte Informationen sind ebenso fehl am Platz wie zu ausführliche Texte, Rechenfehler oder eine schlechte Darstellung der Daten.
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Mein Name ist Rebecca Stache. Ich bin Ihre Expertin für Sekretariat und Assistenz.
