Wie Sie digitale Dokumente vorschriftsmäßig archivieren

Wir erhalten eine geschäftliche Nachricht oder eine Rechnung per E-Mail. Wie gehen wir damit richtig um, damit das Finanzamt nichts beanstandet? Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papier-Dokumente. Erhalten wir eine Nachricht digital, also per E-Mail, so muss diese Nachricht auch digital archiviert werden. Das ist Vorschrift!

Regeln und Vorschriften beachten spart bares Geld

Oft werden diese Regeln übersehen, weil sie vielen Büros von Handel, Handwerk, Gewerbe  kaum bekannt sind. Aber, bedenken Sie, Unkenntnis schützt nicht vor Konsequenzen. Die Finanzbehörden handhaben und prüfen die Archivierungskriterien noch regional unterschiedlich bis überhaupt nicht.  Sicher gibt es Übergangsfristen, doch die gelten nicht ewig.

Ab welchem Stichtag das regionale Finanzamt die Archivierungsvorschriften prüft, das weiß man als Steuerzahler nicht. Ich empfehle, die noch vorhandene Zeit zu nutzen. Richten Sie in aller Ruhe für Ihren Betrieb eine digitale Archivierung ein, die ausreichend und passend ist.

Welche Möglichkeiten habe ich, digital zu archivieren?

Das hängt von der Größe Ihres Betriebes ab und davon wie viele E-Mails täglich bei Ihnen eingehen und versendet werden. Wenn nicht viele geschäftliche E-Mails pro Tag empfangen oder gesendet werden, können Sie zum Beispiel mit Outlook archivieren. 

Mit einer Ordnerstruktur für die wichtigsten Geschäftsbeziehungen wie Kunden, Lieferanten, Telefon oder allgemein PDF-Rechnungen und einen Ordner mit der jeweiligen Jahreszahl. In den Ordner mit Jahreszahl stellen Sie die Ordner für Kunden etc. und schon ist der Jahresordner fertig den wir später archivieren können.

2. Möglichkeit

Es ist möglich, unter "Dokumente" ein "Archiv" anzulegen. Die E-Mails, die zu archivieren wichtig sind, können problemlos von Outlook nach "Dokumente" verschoben werden.

Aber Achtung: Hier ist eiserne Disziplin nötig. Die Mails mit Anhängen sollten sofort nach deren Eingang verschoben werden. Die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erfordert einen erheblichen Zeitaufwand. Es ist möglich, dass die Finanzbehörde diese Art der Archivierung bemängelt, weil die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unversehrtheit angezweifelt wird. Es ist aber immer noch besser als ausdrucken, ablegen und Original-Mail löschen. Denn das hat garantiert Umsatzsteuer-Nachforderungen zur Folge.

Eine persönliche Beratung für Ihre speziellen Bedürfnisse ist natürlich das absolut Optimale. Davon profitieren Sie und Ihr Betrieb am meisten. Versuchen Sie, die Tipps umzusetzen. Fangen Sie gleich damit an, nicht erst morgen oder später.