Wenn Sie sich die Zeit nehmen und ein bisschen durchs Web stöbern, werden Sie feststellen, dass es einfache Basics gibt, um den Büroalltag besser zu organisieren und sich somit wieder mehr Luft und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu schaffen.
Zeit optimieren
Grundsätzlich haben die meisten circa die gleiche Zeit zur Verfügung. Ein normaler Arbeitstag hat durchschnittlich 8 Stunden. Stellen Sie sich also die Frage, wie Sie jede Minute dieser 8 Stunden sinnvoll ausschöpfen. Wie können Sie besser am Arbeitsplatz organisiert werden?
Wenn Sie an wichtigen und drängenden Aufgaben sitzen und jeder, Kunden, Kollegen oder Chef, Ihre Aufmerksamkeit benötigen, wird es sehr schnell hektisch. Unhöflich oder unfreundlich Nein sagen ist nicht drin, dafür aber strickt sein. Führen Sie eine 2-Minuten-Regel ein. Zwei Minuten in denen Sie sich kurz der anderen Aufgabe widmen, einen schnellen Anruf machen oder eine Mail rausschicken. Sobald Sie merken, dass die Tätigkeit über die 2 Minuten hinausgehen wird, notieren Sie sich das Ganze für später.
Vorrausschauen und Planen
Was auch immer Ihre Arbeit ist, Sie müssen mit dem rechnen was Sie erwarten, aber auch mit dem was unerwartet kommt. Zu den erwarteten Dingen zählen meist Anrufe, Meetings, abzugebene Berichte etc. Zu den unerwarteten Dingen könnte beispielsweise ein Chef gehören, der eine super Idee hat und diese sofort mit Ihnen besprechen möchte. Entscheiden Sie was wichtig ist und was später erledigt werden kann.
Erstellen Sie sich hierzu am besten eine Art Deadline für jede Aufgabe die vor Ihnen liegt. Erstellen Sie einen Ablaufplan beginnend mit den wichtigsten Dingen, und arbeiten Sie diesen kontinuierlich ab. Die Liste sollte übrigens alle kleineren Aufgaben beinhalten, die täglich anstehen. Man kann sich seine Zeit besser einteilen und Zeitfenster vor Unerwartetes offen halten.
An Tagen wie diesen
Jeder kennt diese Tage, an denen man ehrlich gesagt einfach eine Null-Bock-Einstellung hat. Versuchen Sie erst gar nicht dagegen anzukämpfen, denn solche Tage gehören einfach dazu und sind im Grunde auch ganz gesund und sinnvoll. Denn erstens können Sie nicht immer mit 200 Sachen vorpreschen und zweitens kommen die besten Ideen oftmals, wenn man einfach nur so vor sich her klügelt.
Nutzen Sie die Zeit, um überflüssige Ordner auszuleeren, Emails zu sortieren, Ordnung auf dem Schreibtisch zu machen etc. Diese Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen helfen Ihnen abzuschalten und sich dann wieder in die Arbeit einzufinden. Dies sind nur einige wenige Tipps um sich im Büroalltag besser zu organisieren. Bei eingehender Recherche werden Sie noch weitere sinnvolle Möglichkeiten finden. Atem Sie tief durch und starten Sie von vorn; diesmal jedoch organisiert.
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