Claudia Hovermann, Chefredakteurin des neuen Brief-Beraters, beantwortet die Frage so:
„Ein offizielles Protokoll wird immer von mindestens zwei Personen unterschrieben. Dies sind der Protokoll-/Schriftführer, der das Protokoll verfasst hat, und der Vorsitzende des betreffenden Gremiums. Wenn Sie also das Protokoll geschrieben haben, dann unterschreiben Sie als Schriftführer das Protokoll ebenfalls."
Wann ist ein Protokoll „offiziell“?
Ein offizielles Protokoll liegt – einfach gesagt – immer dann vor, wenn aus den protokollierten Beschlüssen eines Gremiums rechtliche Konsequenzen entstehen können. In diesen Fällen ist es außerordentlich wichtig, dass neben dem Verfasser des Protokolls auch eine weitere Person (die natürlich bei der Sitzung auch anwesend war!) für die Richtigkeit der protokollierten Beschlüsse und Ergebnisse mit unterzeichnet.
Wird ein Protokoll als reines Ergebnisprotokoll verfasst, kann es je nach Sachlage genügen, wenn nur der Protokollführer unterschreibt – also wieder Sie. Doch bedenken Sie: Für Sie als Protokollanten ist es immer sicherer, wenn eine weitere Person bestätigt, dass alles Gesagte und Beschlossene im Protokoll korrekt wiedergegeben wurde.
Sollte dann jemand den Inhalt Ihres Protokolls anfechten – und diese Möglichkeit besteht –, dann stehen Sie nicht allein da, sondern haben Rückendeckung durch Ihren Mitunterzeichner. Die Praxis zeigt, dass allein eine zweite Unterschrift unter dem Protokoll vielen Nörglern und Besserwissern bereits den Wind aus den Segeln nimmt. Nutzen Sie also diese Möglichkeit, sich selbst unnötigen Ärger zu ersparen!