Kennen Sie das? Gerade war die Notiz noch da, jetzt scheint sie sich in ein Paralleluniversum geflüchtet zu haben. Dafür nehmen Stapel, die in dieser Woche aus dem Nichts entstanden sind, viel Platz auf Ihrem Schreibtisch ein. Dazu noch Prospekte und eine Zeitschrift, bei der Sie noch nicht entschieden haben, ob sie lesenswert ist. Erst mal an die Seite.
Den Ordner wollten Sie eigentlich auch gleich wieder zurückstellen. Nun liegt er friedlich neben dem, was Sie in letzter Zeit angesammelt haben: einen kleinen Schreibblock (Werbegeschenk), eine Tasse, Bonbons, Ihr Lieblingsstift (für den Sie seit zwei Wochen eine neue Mine benötigen), ein Karabiner (der soll an Ihr Schlüsselbund), ein Brillenputztuch, ein USB-Stick, eine CD (die Sie brennen wollen), eine Quittung … Mit schlechtem Gewissen blicken Sie sich um "So geht’s nicht weiter!" Doch wie geht’s besser?
5 x S wie Sortieren & Co.
Ein ordentlicher Arbeitsplatz sieht anders aus, das wissen Sie auch. Die Japaner haben oft sehr schlichte, im Sinne von einfach-geniale Ordnungsprinzipien ersonnen. Die Methode 5S wurde von dem Japaner Taiichi Ono für Toyota entwickelt und zwar für die Produktion.
Doch zunehmend hält 5S auch in die Büroorganisation Einzug. 5S ist ein Instrument, um Arbeitsplätze und deren Umfeld sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Ordnung und Sauberkeit sind Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse.
Bei der Übersetzung der japanischen Begriffe ins Deutsche wird versucht, gleiche Anfangsbuchstaben zu verwenden. Bei 5S ist dies auch gelungen. Es gibt verschiedene, recht ähnliche Begrifflichkeiten. Ich verwende gern diese:
- Sortieren
- Sichtbare Ordnung schaffen
- Sauberkeit halten
- Standardisieren
- Sichern und verbessern
Sollten Sie einmal etwas von "5A" lesen, ist dies lediglich eine Abwandlung der Begriffe, die alle mit einem "A" beginnen: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatzsauberkeit, Anordnung zur Regel machen und Alle Punkte einhalten und verbessern.
Es ist aber das gleiche Prinzip wie 5S. Hier sehen Sie das 5S-Prinzip in der grafischen Darstellung.
Von Sortieren bis Sauberkeit
Die nachfolgenden drei Schritte sind das Herzstück des 5S.
- S1: Sortieren
Legen Sie Dinge, die zusammen gehören, zusammen. Also zusammengehörende Gegenstände, Akten oder Vorgänge gruppieren. Machen Sie möglichst viel Gebrauch von Ihrem Papierkorb oder Reißwolf. Stellen Sie sich jedes Mal die strenge Frage: "Brauche ich dieses Papier/Gegenstand wirklich?" - S 2: Sichtbare Ordnung schaffen
Entscheiden Sie dazu, welche Gegenstände Sie ständig benötigen. Diese bekommen einen festen Platz auf dem Schreibtisch. Was Sie täglich mehrfach benötigen, kommt in die obersten, schnell erreichenden Schubladen. Oder es gibt feste Zonen beispielsweise auf Regalen oder Sideboards. Dieses Vorgehen ist auch als das "Prinzip der Reichweite" im Büro bekannt. Zusatztipp: Kleben Sie einen roten Punkt auf Gegenstände, deren Benutzung irgendwie "unklar" ist. Diese sind so schnell identifiziert und erhalten einen nahen oder fernen Platz zugewiesen. Seien Sie großzügig im Beschriften. Vermeiden Sie unklare Begriffe wie "Sonstiges" oder "Allgemeines". - S3: Sauberkeit erhalten
Sorgen Sie für eine komplette Grundreinigung. Räumen Sie dazu alle Schränke, Schreibtische, Schubladen aus und reinigen Sie sie. Anschließend wieder einräumen und ab dann regelmäßig die Sauberkeit erhalten.
Dann folgen Standards und Selbstdisziplin
Wenn die Grundordnung steht, geht es jetzt um das Erhalten der gefundenen Ordnung.
- S4: Standardisieren
Dies gilt der Erhaltung der ersten drei S. Entwickeln Sie Prinzipien für Ihren Arbeitsplatz bzw. für alle Team-Arbeitsplätze, was die Struktur und die Ordnung betrifft. Oft macht es Sinn, klare Regeln zu bilden, z. B. keine Stapelbildung, leere Kartons entsorgen, Ordner sofort zurückstellen. Krönen Sie Ihre persönlichen Standards mit der "5-Minuten-Aufräum-Regel". - S5: Sichern
Das letzte S wird auch oft mit Selbstdisziplin übersetzt. Denn dieses Ordnungsprinzip macht nur Sinn, wenn es einem in Fleisch und Blut übergeht. Das heißt, dass Sie es jeden Tag leben müssen. Es ist dann wie Zähneputzen. Anfangs muss man sich disziplinieren, dann wird es zur Gewohnheit und läuft mehr oder weniger automatisch ab.
Jetzt sind Sie dran – macht 5S für Sie Sinn?
Machen Sie doch einfach mal ein Foto von Ihrem Schreibtisch. Ja, jetzt gleich. Kamera oder Handy raus und abdrücken. Schauen Sie sich das Foto dann ruhig auf dem (großen) Bildschirm an. Oder machen Sie einen Farbausdruck in DIN A4. Dies hat meist eine ernüchternde Wirkung. Wahrscheinlich liefert es Ihnen sofort die Antwort auf die Frage "Brauche ich das überhaupt?".
Wenn Sie dann nach den vorgestellten Prinzipien Ordnung geschaffen haben, machen Sie auch davon ein Foto. Dies ist Ihr Zielbild. In internationalen Großküchen hängen an den verschiedenen Stationen Fotos des Endproduktes. Machen Sie es genauso. Schauen Sie auf Ihr "Ordnungsfoto", dann haben Sie sofort Ihr persönliches Ziel- und Motivationsbild.
Gutes Gelingen! Wera Nägler – ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation