Wichtig: Lassen Sie sich von Ihrem Chef alle Vollmachten, die Sie mit einem Unterschriftenzusatz nach außen dokumentieren, schriftlich geben, damit später keine Diskussionen darüber entstehen, ob Sie wirklich zu dieser Handlung bevollmächtigt waren oder nicht.
Diese rechtlichen Auswirkungen haben die folgenden Unterschriftenzusätze:
1. Einzel- oder Sondervollmacht.
Sie werden von Ihrem Chef mit einer bestimmten Aufgabe betraut. Beispiel: Ihr Chef überträgt Ihnen die Verantwortung für den Kauf einer Videokonferenzanlage. Dafür erteilt er Ihnen schriftlich eine Sondervollmacht. Jegliche Unterlagen, die mit diesem Kauf zu tun haben, dürfen Sie nun mit dem Zusatz "i. A." (im Auftrag) unterschreiben. Nach Abschluss dieses Geschäfts erlischt die Vollmacht automatisch.
Rechtliche Konsequenz: Im Außenverhältnis macht die Unterschrift mit dem Zusatz "i. A." deutlich, dass Sie berechtigt sind, im Namen Ihres Chefs zu handeln. Bei einem eventuellen Rechtsstreit steht Ihr Chef bzw. Ihr Unternehmen gerade.
2. Gattungsvollmacht.
Sie erhalten von Ihrem Chef eine schriftliche Vollmacht für typische Aufgaben eines Arbeitsbereichs. Beispiel: Ihr Chef betraut Sie komplett mit dem Bereich"Einkauf von Büromaterialien" und mit dem Bereich "Buchen von Geschäftsreisen". Jegliche Korrespondenz, die mit diesen beiden Aufgabenbereichen zu tun hat, unterschreiben Sie wiederum mit "i. A." (im Auftrag).
Rechtliche Konsequenz: Sie haben nun das Recht, alle Aufgaben, die mit den beiden beschriebenen Aufgabenbereichen zu tun haben, zu erledigen und alle damit verbundenen Rechtsgeschäfte und -handlungen in eigener Verantwortung durchzuführen. Auch hierbei stehen Ihr Chef bzw. Ihr Unternehmen rechtlich für eventuelle Fehler Ihrerseits gerade.
3. Handlungsvollmacht nach § 54 HGB.
Ihr Chef erteilt Ihnen eine umfassende Vollmacht. Sie dürfen alle Geschäfte abschließen, die er gewöhnlich auch abschließt. Beispiel: Ihr Chef überträgt Ihnen seine gesamten Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel wenn er im Urlaub ist oder für den Fall, dass er für längere Zeit erkrankt. Dann unterschreiben Sie mit "i. V." (in Vollmacht).
Rechtliche Konsequenz: Sie übernehmen für den Zeitraum, in dem Ihr Chef Ihnen Handlungsvollmachterteilt hat, seinen Aufgabenbereich komplett. Im Rechtsfall wird Ihr Chef zur Verantwortung gezogen. Allerdings dürfen Sie keine unüblichen Geschäfte tätigen, die normalerweise nicht in den Aufgabenbereich Ihres Chefs fallen.
Beachten Sie: Ihr Chef kann seine Geschäftpartner in einer so genannten Außenvollmacht über die konkreten Vollmachten, die er Ihnen als Assistentin gegeben hat, informieren. Wenn er die Vollmacht Ihnen gegenüber widerruft, muss er auch die Außenvollmacht widerrufen.
Praxistipp für Sie: Prüfen Sie einmal in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen, je nachdem, wie weit der Verantwortungsbereich Ihres Chefs reicht, wie andere Mitarbeiter die Unterschriftenzusätze i. A. und i. V. verwenden. Zum Beispiel wird in vielen Unternehmen der Unterschriftenzusatz i. A. von allen Mitarbeitern benutzt.
Damit unterschreiben sie alles im Auftrag ihres Chefs bzw. des Unternehmens. Das ist oft nicht im Sinne der Unternehmensleitung. Wenn es in Ihrem Unternehmen noch keine schriftlichen Richtlinien gibt, wer was "im Auftrag" unterschreiben darf, sollten Sie bei Ihrem Chef anregen, dieses Versäumnis nachzuholen.
Die jeweiligen Vollmachten im Sekretariat können zum Beispiel auch im Rahmen der Stellenbeschreibungen festgelegt werden. Dann kommt es sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis nicht zu Missverständnissen und Haftungsproblemen.