von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie kommen vom Termin und halten zum wiederholten Male eine Visitenkarte eines Geschäftskunden unschlüssig in der Hand. Sie wissen nicht so recht, wohin damit. "Erst einmal ganz unten in meinen To-Do-Korb", denken Sie sich und haben damit kurzfristig das Problem gelöst.
In einem anderen Kundenvorgang finden Sie kurze Zeit später eine Visitenkarte. Die hatten Sie am Schriftverkehr angeheftet. Beim Anlegen war Ihnen das als gute Idee erschienen. Doch letzte Woche, als Sie die Visitenkarte gesucht haben, war Ihnen das leider entfallen. Um eine systematische Aufbewahrung oder Erfassung von Visitenkarten kommen Sie allmählich nicht mehr herum.
Visitenkarten im Geschäftsleben
Visitenkarten aus Papier sind nach wie vor gern überreichte Geschäftsunterlagen. Der Austausch aller Kontaktdaten ist so am schnellsten und sichersten gewährleistet. Wer kein Sortier- und Ablagesystem für Visitenkarten nutzt, schafft jedoch schnell Chaos und hohe Suchzeiten. Für viele Büronutzer würde es sich anbieten, die Daten der Visitenkarte aus Papier gleich in die bevorzugte EDV einzuarbeiten. Die manuelle Eingabe erfordert jedoch Disziplin (oder - wie böse Zungen behaupten - einen Praktikanten).
Denn neben diversen Telefonnummern gibt es noch Firmennamen, Position/ Funktion, Name der Kontaktperson, Postadresse, Faxnummer, Webadresse und Mailadresse. Das ist für viele sehr aufwändig. Deshalb werden Visitenkarten zumeist immer noch als Papierunterlage aufbewahrt oder archiviert. Zwei Vorschläge habe ich in dieser Artikelserie für Sie rund um das Thema Vistenkartenaufbewahrung: 1. Visitenkarten in Hüllen, Büchern, Mappen, Kästen und Rotationskartei und 2. einscannen von Visitenkarten.
Visitenkarten-Aufbewahrung in Mappen & Co.
Im Handel gibt es zur Aufbewahrung von Visitenkarten beispielsweise Mappen, Bücher und Ringbücher in verschiedenen Formaten und Ausführung. Da ist vorher der aktuelle und zukünftige Bedarf genau zu überlegen. Ein „muss“ ist das Abheften in Visitenkartenhüllen und Einstecktaschen. Hier werden die Visitenkarten einzeln und passgenau eingeschoben. Jede Visitenkarte ist so gut lesbar und rutschfest untergebracht.
Meist empfiehlt sich ein ABC-Register zur besseren Übersicht. Der Rest ist eine Frage des Handlings, Geschmacks und Geldbeutels. Zuletzt: Mappen und Bücher für Visitenkarten sind günstiger als die meisten denken.
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