Regel 1: Wenn Sie beklagen, zu wenig Zeit zu haben, müssen Sie zunächst analysieren, wann bzw. zu welcher Gelegenheit sich dieser (meist subjektive) Eindruck einstellt. Wenn das Problem dann erst einmal erkannt haben, können Sie handeln und es abstellen.
Beispiel: Wenn Sie morgens aufstehen, Ihre Morgenroutine erledigen und dann feststellen, dass Sie wieder zu spät dran sind und schon wieder zu spät ins Büro kommen werden, dann sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, 10 Minuten früher aufzustehen. Das entspannt das morgendliche Ritual. Und wenn Sie 15 Minuten früher aufstehen, dann haben Sie vielleicht sogar noch Zeit für eine weitere Tasse Kaffee und kommen relaxt und gut gelaunt ins Büro. Dieser positive Effekt wird Sie durch den Arbeitstag begleiten und sich auf alle Ihre Tätigkeiten positiv auswirken. Und das wiegt sogar den um 15 Minuten verkürzten Schlaf auf.
Regel 2: Planen Sie – Ihren Tag, Ihre Woche, Ihren Monat, Ihr Jahr! Tipps hierfür können Sie in dem Artikel "Wieso Zeitmanagement so wichtig ist" nachlesen. Je mehr Sie planen, desto besser organisieren Sie sich, desto weniger sind Sie so genannten "Überraschungen" ausgesetzt oder stoßen Sie auf Zeitmanagement-Bomben.
Regel 3: Seien Sie konsequent! Lassen Sie sich so wenig wie möglich von der Aufgabe, die Sie gerade erledigen, ablenken. Im Falle der Morgenroutine sollten Sie zum Beispiel nicht den Fehler machen, zu denken, diese zusätzlichen 15 Minuten könnten Sie nun dafür benutzen, andere, zusätzliche Dinge zu erledigen.
Beispiel: Ihr Chef kommt zu Ihnen mit einem weiteren Aktenberg, obwohl Ihr Tagesablauf sowie so schon völlig verplant ist. Den größten Fehler, den Sie jetzt machen können ist, in Panik zu geraten und den Berg vor Ihrem geistigen Auge doppelt so groß zu sehen als er tatsächlich ist. Dann werden Sie noch weniger schaffen. Bleiben Sie ruhig! Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie zu gegebener Zeit bezüglich der Vorgehensweise für diese neuen Aufgaben gegebenenfalls nochmals auf ihn zukommen müssten. Ignorieren Sie den neuen Stapel zunächst und widmen Sie sich ihm erst, wenn Sie die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, erledigt haben.
Beispiel: Ihr Kollege kommt mit einer Tasse Kaffee zu Ihnen ins Büro und möchte mit Ihnen die geplante Präsentation noch einmal durchgehen. Sagen Sie Ihrem Kollegen in höflichem Ton, dass Sie das gerne zu einem späteren Zeitpunkt mit ihm erledigen werden, momentan aber dafür zu beschäftigt sind. Bieten Sie ihm an, später in sein Büro zu kommen, um einen Termin dafür zu vereinbaren, der Ihnen beiden angenehm ist. Seien Sie unbesorgt, Ihr Kollege hat mehr Verständnis, als sie denken.
Regel 4: Setzen Sie Prioritäten! Unterscheiden Sie zwischen "wichtig" und "dringend"! Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach diesen Kriterien. Dringende Aufgaben müssen sofort erledigt werden, wichtige Aufgaben sind weiter unten in der Prioritätenliste angesiedelt. Setzen Sie sich mit Ihrem Chef zusammen und erarbeiten Sie eine Prioritätenliste. Fragen Sie Ihren Chef nach den Terminen, bis wann die jeweilige Aufgabe fertig gestellt sein muss. Sortieren Sie anschließend den Arbeitsstapel und arbeiten Sie ihn dementsprechend ab.