Kennen Sie das? Sie nehmen im Büro für einen abwesenden Kollegen ein Paket an und sollen unterschreiben. "Was schreibt man denn da", fragen Sie den Mann vom Paketdienst, "das ist doch dieses i. V. oder i. A. – oder?"
Natürlich sind Sie kein Jurist und es ist nicht immer einfach, rechtlich den Durchblick zu haben. Doch gerade in Fragen der Unterschriftenregelung ist es sinnvoll, etwas Licht ins verwirrende Dickicht zu bringen. Die Abkürzungen "i. V", "ppa." oder "i. A." sind oft bekannt. Was rechtlich genau dahinter steht, ist allerdings nicht immer klar.
Unterschriftenregelung von "ppa." bis "i. A."
Gerade wenn Chefs auf Dienstreise oder im Urlaub sind oder Kolleginnen abwesend sind, stellt sich die Frage, welche Bezeichnung richtig ist. Und auch zur korrekten Schreibweise im Geschäftsbrief gibt es oft Diskussionsbedarf. Lesen Sie jetzt eine Kurzdarstellung zur den Unterschriftenregelungen, den Unterschriftenzusätzen und ihre Bedeutung:
- "ppa."
Hierbei handelt es sich um die Unterschriftenvollmacht "per prokura". Die Prokura eines Mitarbeiters ist im Handelsregister einzutragen. Für die meisten Mitarbeitenden ist diese Unterschriftsbezeichnung natürlich tabu. Im Handelsgesetzbuch ist sogar geregelt, dass das "ppa." dem Namen handschriftlich vorangestellt sein muss. Eine Verletzung macht die Unterschrift allerdings nicht unwirksam. - "i. V."
Viele halten die Abkürzung "i. V." für die Bezeichnung "in Vertretung" und sind der Meinung, dass sie damit unterschreiben könnten. Doch "i. V." steht für "in Vollmacht". In den meisten Unternehmen wird diese Vollmacht mit einem offiziellen Schreiben durch die Geschäftsleitung übertragen. Sie hat eine rechtsverbindliche Außenwirkung und sollte mit den intern erteilten Vollmachten übereinstimmen. Verwenden Sie als "i. V." oder eben eine Vollmacht niemals, wenn Sie nicht sicher sind, dass Sie sie verwenden dürfen. Optimalerweise liegt die Genehmigung Ihres Vorgesetzten schriftlich vor. Auch das "i. V." vor Ihrem Namen wird handschriftlich geschrieben, mit Abstand zwischen dem "i." und dem "V." - "i. A."
Dies ist die Unterschriftenregelung, die am meisten zu sehen ist. Ein "i. A." bedeutet "im Auftrag". In vielen Unternehmen kann jeder mit "i. A." unterschreiben. Wenn die Unterschriftshierarchien klar geregelt sind, kann auch dies definiert und durch Vorgesetzte und schriftliche Vollmacht legitimiert sein. Dann darf mit "i. A." auch nur unterschreiben, wer eine entsprechende eingeschränkte Vollmacht hat. Juristisch gesehen ist dies eine Art-/Gattungsvollmacht oder eine Einzel/Sondervollmacht. Die Schreibweise ist wie bei "i. V.".
Daraus können Sie erkennen, dass mit Verwendung der Unterschriftenkürzel die Wirkung eines Handelns der Mitarbeiter im Außenverhältnis sehr viel weiter gehen kann, als die Erlaubnis des Unternehmens besteht, also im Innenverhältnis. Abgesichert sind Sie, wenn schriftliche Vollmachten Ihren Spielraum regeln.
Das geht gar nicht bei der Unterschriftenregelung
Zuletzt noch ein Hinweis, der keine Unterschriftenregelung und Vollmacht betrifft, aber immer noch zu sehen ist. Es ist die altertümliche Formulierung "nach Diktat verreist”. Damit outen Sie sich als nicht zeitgemäß. Zudem vermittelt es Kunden nicht das Gefühl, dass sie für den Absender besonders wichtig sind.
Es entsteht beim Empfänger leicht der Eindruck, nicht wichtig genug zu sein, dass die Zeit zum Unterschreiben da ist. Da es unprofessionell wirkt, sollte das "nach Diktat verreist” ganz aus dem Korrespondenz-Vokabular entfernt werden.
Jetzt sind Sie dran – Unterschriftenregelung in Unternehmen
Hand aufs Herz – wie sieht es in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Zuständigkeitsbereich aus. Sind die Unterschriftenregelungen geklärt, schriftlich fixiert und bekannt? Ist auch die Bedeutung bekannt? Wenn nicht, dann bringen Sie Klarheit in dieses Thema oder regen eine Verbesserung an.
Gutes Gelingen!