von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Wera Nägler
Mein Name ist Wera Nägler. Ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation.
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Kennen Sie das? Sie nehmen im Büro für einen abwesenden Kollegen ein Paket an und sollen unterschreiben. "Was schreibt man denn da", fragen Sie den Mann vom Paketdienst, "das ist doch dieses i. V. oder i. A. – oder?"
Natürlich sind Sie kein Jurist und es ist nicht immer einfach, rechtlich den Durchblick zu haben. Doch gerade in Fragen der Unterschriftenregelung ist es sinnvoll, etwas Licht ins verwirrende Dickicht zu bringen. Die Abkürzungen "i. V", "ppa." oder "i. A." sind oft bekannt. Was rechtlich genau dahinter steht, ist allerdings nicht immer klar.
Unterschriftenregelung von "ppa." bis "i. A."
Gerade wenn Chefs auf Dienstreise oder im Urlaub sind oder Kolleginnen abwesend sind, stellt sich die Frage, welche Bezeichnung richtig ist. Und auch zur korrekten Schreibweise im Geschäftsbrief gibt es oft Diskussionsbedarf. Lesen Sie jetzt eine Kurzdarstellung zur den Unterschriftenregelungen, den Unterschriftenzusätzen und ihre Bedeutung:
Daraus können Sie erkennen, dass mit Verwendung der Unterschriftenkürzel die Wirkung eines Handelns der Mitarbeiter im Außenverhältnis sehr viel weiter gehen kann, als die Erlaubnis des Unternehmens besteht, also im Innenverhältnis. Abgesichert sind Sie, wenn schriftliche Vollmachten Ihren Spielraum regeln.
Das geht gar nicht bei der Unterschriftenregelung
Zuletzt noch ein Hinweis, der keine Unterschriftenregelung und Vollmacht betrifft, aber immer noch zu sehen ist. Es ist die altertümliche Formulierung "nach Diktat verreist”. Damit outen Sie sich als nicht zeitgemäß. Zudem vermittelt es Kunden nicht das Gefühl, dass sie für den Absender besonders wichtig sind.
Es entsteht beim Empfänger leicht der Eindruck, nicht wichtig genug zu sein, dass die Zeit zum Unterschreiben da ist. Da es unprofessionell wirkt, sollte das "nach Diktat verreist” ganz aus dem Korrespondenz-Vokabular entfernt werden.
Jetzt sind Sie dran – Unterschriftenregelung in Unternehmen
Hand aufs Herz – wie sieht es in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Zuständigkeitsbereich aus. Sind die Unterschriftenregelungen geklärt, schriftlich fixiert und bekannt? Ist auch die Bedeutung bekannt? Wenn nicht, dann bringen Sie Klarheit in dieses Thema oder regen eine Verbesserung an.
Gutes Gelingen!
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