Die Wiedervorlage fest im Griff
Nutzen Sie eine dieser Möglichkeiten:
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Pultordner (Wiedervorlagemappe) mit l-bis-31-Register für alle Monatstage und/oder mit einem Monatsregister für ein Jahr von 1 bis 12: Ein einfacher Pultordner reicht aus, wenn Sie nur selten umfangreiche Vorgänge haben, für die Sie eine Vorausdatierung benötigen. Sie können Ihre Wiedervorlagemappe so platzieren, dass Sie nie vergessen, hineinzuschauen. Wenn allerdings der Ordner hinfällt, ist das Chaos perfekt, und bei vollen Ordnern gerät der gesamte Inhalt schon mal ins Rutschen.
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Hängeregistratur: Bei vielen und umfangreichen Vorgängen, die Sie auf Wiedervorlage legen müssen, eignet sich eine Hängeregistratur besser, da Sie darin mehr unterbringen können. Es besteht die Möglichkeit, zwischen Monats- oder Tagesunterteilung zu wählen, je nachdem, wie detailliert Ihre Wiedervorlage sein muss. Oder Sie kaufen eines der im Handel erhältlichen Systeme (zum Beispiel von Elba oder Leitz), das beide Unterteilungen kombiniert und zusätzlich noch DIN-A5-Blocks als Vorgangszettel mitliefert.
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Wiedervorlage am PC: Das bietet sich natürlich besonders für eine Wiedervorlage an, die sich auf PC-Dateien bezieht. Gut eignet sich hierfür das Programm Outlook, in dem Sie Ihre jeweiligen Wiedervorlagetermine in die Aufgabenliste eintragen. Outlook erinnert Sie dann automatisch an die Termine. Sie brauchen trotzdem noch ein Ordnungssystem für solche Unterlagen, die nicht im PC gespeichert sind.
Praxis-Tipp
Immer wieder verschwinden Unterlagen aus der Wiedervorlagemappe, weil sie irgendwo anders gebraucht werden. Nutzen Sie entweder die Methode mit den Vorgangszetteln oder setzen Sie für die Überwachung solcher Unterlagen eine Excel-Tabelle ein.
So sollten Sie diese Excel-Tabelle aufbauen: Vorgangsnummer, Vorgang, Datum, Name des zwischenzeitlichen Aufbewahrungsorts, Datum der Wiedervorlage und sonstige Bemerkungen. So sehen Sie auf Anhieb, wo sich der betreffende Vorgang gerade befindet, und müssen keine langwierige Suchaktion starten.