to do "warten auf Antwort": unerledigte Aufgaben

Wohin mit den Unterlagen, wenn Sie ein Angebot geschrieben oder eine Bestellung aufgegeben haben? Das Fach "warten auf Antwort" ist die Lösung.

Kennen Sie das? Sie haben Ihrem Kunden drei Terminoptionen genannt, haben die Unterlagen dazu in der Hand und wissen nicht, wohin damit. "Schaff dir endlich eine Wiedervorlagemappe an so wie ich", schlägt Ihre Kollegin vor. "Und unter welches Datum lege ich das dann ab?" wollen Sie wissen. "Naja,", so die Antwort, "so wie ich den Kunden kenne, meldet der sich in den nächsten ein bis zwei Wochen, ich würde ungefähr den 22.ten nehmen."

Doch was, wenn der Kunde sich eher meldet, finden Sie dann den Vorgang wieder? Und was, wenn Sie den Kunden nicht kennen, so dass Sie ihn nicht einschätzen kann?

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To do's bearbeiten im Büro
Ich hatte früher auch dieses und ähnliche Probleme. Kein System, das ich kannte, entsprach meinen Anforderungen bei diesen speziellen Aufgaben auf meiner to-do-Liste:

1. es gibt nur einen Platz und
2. es ist völlig intuitiv zu nutzen und
3. ein Griff und ich habe den Vorgang in der Hand und
4. es geht nichts verloren und
5. ich kann auch rechtzeitig erinnern/anmahnen.

Da es kein passendes System gab, habe ich eine eigene Idee umgesetzt: Ich habe einen neuen Ablagekorb aufgestellt, provisorisch beschriftet mit "warten auf Antwort" und dann kam die Erprobungsphase: Konnte ich alles wiederfinden? Tauchten Vorgänge rechtzeitig auf? Ging mir nichts "durch die Lappen"? Benutzte ich dieses Fach wirklich?

To do: Was gehört in "warten auf Antwort"?
In den Ablagekorb kommen – ordentlich in Klarsichthüllen – beispielsweise solche Vorgänge, für die ich als Postbrief, Telefonat oder Fax eine Antwort erbeten hatte:

• Terminoptionen, Terminbestätigung, Terminvorschlag …
• Informationen oder Anfragen, auf die ich eine Antwort erwarte
• Bestellvorgänge
• gesetzte Fristen
• delegierte Vorgänge, für die ich Zwischen- oder Endergebnisse erhalte
• Anmeldungen, z. B. zu Fortbildungen oder Kongressen
• etc. 

Das sind meine geläufigsten Vorgänge. Sicher gibt es dazu noch mehr Möglichkeiten der Nutzung. Notieren Sie sich einige Ideen, die Sie jetzt beim Lesen haben. Wie wäre es bei Ihnen im Büro?

Das to do "warten auf Antwort" ganz individuell nutzen
In meinen Trainings und Vorträgen stelle ich das System "warten auf Antwort" vor mit dem Hinweis: Und alles, was Ihnen sonst noch einfällt, wobei Sie

1. auf die Reaktion einer anderen Person warten und Sie
2. nicht wissen, wann die Antwort kommt und dadurch
3. der Vorgang für Sie nicht abgeschlossen ist, Sie aber
4. den Vorgang trotzdem im Blickbehalten müssen um
5. notfalls rechtzeitig zu mahnen.

Im Training gebe ich dann etwas Zeit, um aufzuschreiben, was zukünftig in einen Ablagekorb oder eine Mappe "warten auf Antwort" organisiert wird. Nehmen Sie sich doch jetzt auch einen Moment Zeit, um zu überlegen, wie Ihre persönliche Aufstellung aussieht.

Doch wie arbeiten Sie genau mit dem Fach "warten auf Antwort"? Lesen Sie weiter im nächsten Teil.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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