Kennen Sie das? Sie warten auf eine Information, wissen aber nicht, wann der Kollege antwortet. Erledigt ist der Vorgang deswegen nicht, erst einmal kommen die Unterlagen auf einen Stapel. "Es eilt zwar nicht, aber vielleicht kommt die Info morgen oder übermorgen, dann habe ich gleich alles schnell zur Hand", denken Sie sich.
Bis der Kollege sich meldet, haben Sie den Vorgang schon einige Male in Ihrem Stapel von oben nach unten geschichtet und dann aus Platzgründen auf das Sideboard gelegt. Mein Vorschlag: Arbeiten Sie mit einem Ablagekorb "warten auf Antwort", in den alle Vorgänge kommen, zu denen als nächstes die Reaktion einer anderen Person erfolgen muss.
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To do: So arbeiten Sie mit "warten auf Antwort"
Natürlich reicht es nicht, den Vorgang in einen Ablagekorb oder eine Mappe "warten auf Antwort" zu werfen und sich nicht weiter darum zu kümmern. Im Gegenteil: "warten auf Antwort" ist eines der Fächer, das mich immer am schnellsten auf den aktuellen Stand bringt.
Beim Durchsehen bringe ich die Vorgänge automatisch und völlig unkompliziert in eine für mich sinnvolle Systematik. Bei mir und auch vielen Teilnehmern in meinen Seminaren ergibt sich die Reihenfolge nach den Kriterien 1. Termin und 2. Priorität. Konsequent angewendet heißt das, dass die für mich eiligen und wichtigen Vorgänge oben liegen. Ein Beispiel, welche Unterlagen ganz oben liegen:
Vorgang 1 = 12.3.
Vorgang 2 = 13.3. mit Priorität A
Vorgang 3 = 13.3. mit Priorität B
Vorgang 4 = 20.3.
Vorgang 5 = 2.4.
Tägliches to do: von "warten auf Antwort" in "heute"
Aus dem Fach "warten auf Antwort" geht der jeweilige Vorgang rechtzeitig in meinen "heute-Korb", falls keine Antwort erfolgte und ich nochmals nachhaken möchte oder muss. Kommt die Antwort vorher, ziehe ich mir aus dem "warten auf Antwort"-Korb den entsprechenden Vorgang. Da dies in Klarsichthüllen ist, lässt es sich schnell blättern und nichts verhakt. So habe ich mit einem schnellen Griff den gewünschten Vorgang.
Die Zeiten "wann war das noch mal fällig?" oder "ich warte doch noch auf irgendeine Info, was war das noch mal?" sind bei mir mit diesem System endgültig vorbei.
"warten auf Antwort" mit Ihrer to-do-Liste verknüpfen
Parallel zu dem intuitiven Arbeiten und Sortieren der Vorgänge können Sie auch Ihre gewohnte Aufgaben- und Terminplanung damit verknüpfen. Oder to do’s, zu denen es keine Unterlagen gibt, nach dem gleichen Muster erfassen. Dazu notieren Sie in Ihrem System die Aufgabe und Priorität. Das funktioniert gut, unabhängig davon, ob Sie ein handschriftliches System wie to-do-Liste oder Zeitplanbuch verwenden oder ein PC-gestütztes System wie Outlook, Lotus o.ä. nutzen.
Ich setze solchen Aufgaben ein "waa" voraus, beispielsweise "waa > Terminoptionen Wagenhoff _ Zeitmanagement 2. Halbjahr". Einen Termin trage ich nicht ein, denn ich arbeite mit Outlook und dort werden Aufgaben ohne Termin zuoberst angeordnet unter "keine Angabe". Und auch hier habe ich diese unerledigten to do’s immer im Blick.
To Do: Jetzt sind Sie dran – "warten auf Antwort"
Wenn der Vorschlag, sich einen Ablagekorb oder eine Mappe "warten auf Antwort" einzurichten, für Sie einen Nutzen bietet, werden Sie aktiv. Überlegen Sie sich was (Ablagekorb, Mappe, Hängeregister) Sie wo (fester Platz) als neue Verortung festlegen. Legen Sie fest, welche unerledigten Vorgänge, für die Sie typischerweise eine Antwort abwarten, für Sie sinnvoll sind. Diese Vorgänge können Sie zukünftig in "warten auf Antwort" als Papier oder Aufgabe zwischenlagern. Dann führen Sie das neue System ein und machen damit Ihre Erfahrungen, bis es für Sie optimal ist.
Die provisorische Bezeichnung "warten auf Antwort" ist bis heute geblieben. Wenn Ihnen eine kürzere und elegantere Bezeichnung einfällt, freue ich mich auf Ihre Mail oder Ihren Kommentar.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation