von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Wenn Sie schon einmal den Auftrag hatten, einen Termin zwischen mehreren Personen zu koordinieren, haben Sie vielleicht schon die Erfahrung gemacht, dass man manchmal nicht weiß, wie damit anzufangen ist. Einen Termin plus Alternativtermin vorgeben? Vorschläge für die KW XY per Mail anfragen und dann sehen, wann die meisten anderen können? Wenn Terminvorschläge, wie erfolgt die Rückmeldung: per Telefon, per Mail von allen an alle oder erst zum Auswerten an Sie und Sie geben dann die Information gebündelt an alle zurück?
Die meisten Menschen bekommen ein inneres Stöhnen, wenn es lapidar am Ende der Besprechung heißt: "Frau Meier, kümmern Sie sich dann mal um den nächsten Termin." Egal, ob es sich um ein privates oder berufliches Treffen handelt, wenn Sie erfragen, wann alle Zeit füreinander haben, ergibt sich oft ein aufwändiges Hin und Her. Mit dem Internetdienst Doodle können Sie zukünftig Terminabsprachen vereinfachen und damit Ihre Büroorganisation optimieren.
Doodle zur besseren Büroorganisation
Sicher kennen Sie das Gekritzel aus Sternchen, Linien und Mustern, das so manches Mal entsteht, wenn man am Telefonieren ist. Bei uns in Deutschland sprechen wir vom Kritzeln, im Englischen steht Doodle für beiläufiges Gekritzel. Daher der Name Doodle, damit soll deutlich werden, dass Terminabsprachen leicht und mit Spaß ablaufen sollen. Doch der Hauptvorteil ist nicht die Leichtigkeit der Terminabsprache, sondern die enorme Zeitersparnis und Verbesserung der Büroorganisation.
So funktioniert Doodle
Die bewusst einfach programmierte Seite http://www.doodle.com beschreibt anschaulich die erforderlichen Schritte, um einen Termin als Umfrage zu einzustellen. Wenn Sie für einen entsprechenden Teilnehmerkreis einen Termin koordinieren wollen, gehen Sie in drei Schritten vor, die auf der Website sehr anschaulich erklärt und mit einer Schritt-für-Schritt-Menüführung das erfolgreiche Einstellen gewährleistet:
Im ersten Schritt erstellen Sie eine Umfrage. Dazu tragen Sie z. B. den Besprechungsanlass ein "13. Teambesprechung TKKG". Wenn Sie Ihre Mailadresse angeben (optional), werden Sie benachrichtigt, sobald sich jemand aus Ihrem Verteiler einträgt. Es gibt ein Textfeld für weitere Angaben, beispielsweise Treffpunkt, Agendapunkte, Dauer.
Auf einem Kalenderblatt können Sie einen oder mehrere Termine anklicken und nach Bedarf mit Zeitangaben versehen. Dann erhalten Sie an Ihre Mailadresse zwei Links: Den "Link zur Verwaltung" benötigen Sie, um die Umfrage zu verwalten, also um die Angaben zu ändern, zu löschen usw.
Ihr zweiter Schritt besteht darin, den "Link zur Teilnahme" an alle Teilnehmenden der Besprechung zu mailen. Das machen Sie mit Ihrem ganz normalen Mailprogramm. Es bietet sich an, einen Schlusstermin für das Voting anzugeben. Damit ist Ihr Part als Koordinatorin oder Koordinator erst einmal erledigt.
Wenn die Besprechungsteilnehmer auf den gesendeten Link klicken, sehen sie die Terminvorschläge. Falls schon andere aus dem Teilnehmerfeld ihre Verfügbarkeit gekennzeichnet haben, erhalten so alle bereits einen Überblick. Die Teilnehmenden tragen in ein Feld einfach ihren Namen ein und welche Terminvorschläge ihnen möglich sind. Zusätzlich können Sie ein Kommentarfeld nutzen, das ebenfalls für alle sichtbar ist.
Sie selber benutzen denselben Link, um sich ebenfalls einzutragen oder um den Umfrageverlauf zu beobachten. Und das ist bereits Ihr dritter Schritt. Wenn die Umfrage gelaufen ist, werten Sie die Rückmeldungen aus. Falls es sich aus der Umfrage nicht für alle eindeutig ergibt oder falls Sie etwas anderes abgesprochen haben, bestätigen Sie kurz per Mail den gemeinsam gefundenen Termin.
Wenn Sie den Ablauf einmal durchgeführt haben, werden Sie erkennen, wie kinderleicht es funktioniert. Und zwar sowohl für Sie zur Koordination als auch für die Teilnehmenden zur Rückmeldung. Niemand braucht sich zu registrieren oder vertrauliche Kontaktdaten bekannt geben oder irgendeine Zusatzsoftware herunter zu laden.
Wer steht hinter Doodle?
Doodle zeichnet sich bewusst durch Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit aus. Die erste Idee dazu kam dem Informatik-Ingenieur Michael Näf im Jahr 2003. Er war an der Herausforderung gescheitert, mit Kollegen einen gemeinsamen Termin für ein Nachtessen zu finden. Zunächst war das Programm als Ein-Mann-Hobby privat im Umlauf. Ein Jahr später veröffentlichte Näf es unter dem Namen Doodle im Internet. Was als kleines, privates Projekt begann, weitete sich immer weiter aus, bis daraus die Erfolgs-Website Doodle wurde.
Terminabsprachen mit Doodle treffen ist einfach, kostet nichts, macht Spaß und optimiert Ihre Büroorganisation. Doodle macht die Terminfindung tatsächlich so einfach, dass sie beinahe schon zur beiläufigen Aufgabe wird.
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