Kennen Sie das? Als letzter TOP steht "nächster Termin" auf der Tagesordnung. Mir ging es jedenfalls gestern in einer Besprechung so. Und schon ging das Chaos los: Zwischenrufe, hektisches Blättern im Papier- und elektronischen Kalender. Die ganz Schnellen riefen schon "Nein, kann ich nicht", während die anderen noch mit der vorletzten Terminansage beschäftigt waren. Ständig wurden neue Terminvorschläge reingerufen und es erfolgten Erklärungen, warum jemand nicht kann. So kam es nach langem Hin und Her von dem Erstvorschlag "vielleicht Anfang September?" zu dem Termin "26. Juni".
Das ist wirklich so passiert. Ich war kurz davor, vorzuschlagen, für die Terminabsprache zu "doodeln". Aber ich war nur einmalig als Vertretung in dieser Arbeitsgruppe. Und sicherlich hätte ich in diesem Kreis erst einmal erklären müssen, was denn doodeln ist. Nun, gestern habe ich darauf verzichtet, Ihnen aber möchte ich einige Erläuterungen geben.
So geht doodeln
"Doodeln" leitet sich von dem Online-Terminplaner Doodle ab. Ganz kurz gesagt: Wenn Sie zu einer Terminfindung mittels Doodle starten wollen, registrieren Sie sich einmalig im kostenfreien Onlineportal. Dann stellen Sie eine Auswahl von Terminvorschlägen ein. Zusatztipp: Versuchen Sie es auf drei bis vier Termine zu begrenzen. Per Mail senden Sie allen Teilnehmern einen Direktlink.
Zusatztipp: Geben Sie eine kurze Frist (maximal eine Woche) vor, innerhalb der abgestimmt wird. Niemand blockiert gern tagelang viele Termine in seinem Kalender. Ohne weitere Registrierung trägt jede Person unter ihrem Namen ein Ja oder Nein ein. Sie als Einlader können auch "wenn-es-sein-muss" zulassen.
Dieses Ampelprinzip ist für alle intuitiv zu verstehen. Zudem haben alle jederzeit die Übersicht, wie abgestimmt wird. Kommentarfelder ergänzen den Terminfindungsprozess. Den Termin mit den meisten Stimmen mailen Sie dann an alle Gruppenmitglieder. Fertig. Doodle bietet noch weitere Funktionen. Doch die meisten werden mit den Basiselementen gut zurechtkommen.
Termine finden ist meist eine undankbare Aufgabe
Wenn eine Gruppe zusammensitzt und den nächsten Termin verabredet, hat diese unabhängig von meinem gestrigen Erlebnis viele Vorteile: Einfach und schnell, alle können mitbestimmen und es wird kein Computer/Internet benötigt. In großen Gruppen wird dies aber leicht unübersichtlich.
Wenn Sie als Organisator in Ihrem Büro sitzen, werden Sie die anderen Wege beschreiten: Telefon oder E-Mail. Wahrscheinlich werden Sie eine E-Mail oder eine Kalenderanfrage versenden. Typischerweise erhalten Sie (und eventuell der gesamte E-Mail-Verteiler) als Reaktion eine Vielzahl von Antworten, Erklärungen und Gegenvorschlägen. Denn meistens hat nicht jeder Zeit am genannten Datum. Überflüssig zu erwähnen, dass dieses Hin und Her keine erfreuliche Erfahrung ist. Noch zeitaufwendiger ist es beim Telefonieren.
Termine finden ist auch mit Outlook nicht immer leicht
Auch Kalenderanfragen und Terminabgleiche mittels Outlook, iCal, Lotus oder anderen sind nicht wirklich komfortabel. Wenn Sie mehrere Termine zur Auswahl anbieten möchten, kommen diese Systeme schnell an ihre Grenzen. Zudem sind externe Teilnehmer in der Regel nicht eingebunden. Wenn allerdings alle das gleiche Kalendersystem nutzen, geht diese Variante sehr schnell.
Welche Kriterien sind Ihnen wichtig? Schnell? Alle bestimmen mit?
Doodle hat eine Übersicht erstellt, die die verschiedenen Terminplanungs-Strategien miteinander vergleicht. So können Sie schnell erkennen, bei welchen Kriterien die verschiedenen Vorgehensweisen Stärken und auch Schwächen haben. Dann wissen Sie auch, welches für Sie das geeignete Vorgehen ist. Die Kriterien sind: einfach und schnell, Teilnehmer stimmen ab, in großen Gruppen, jederzeit, ohne Computereinsatz.
Jetzt sind Sie dran – Terminkoordination mit Leichtigkeit
Wenn Sie Doodle jetzt ansprechend finden, dann trauen Sie sich einfach mal, eine Doodle-Aktion zu starten. Ich habe das bereits mit vielen, auch technikunerfahrenen Gruppen gemacht. Es funktioniert wirklich sehr gut und macht Spaß.
Außerdem hat es einen unverhofften Nebeneffekt, wie eine Teilnehmerin verriet: "Eigentlich konnte ich zu allen Terminen nicht. Aber als ich gesehen habe, dass alle anderen zu einem bestimmten Termin können, habe ich meinen alten Termin verschoben, um auch dabei sein zu können." In dem Sinne: doodeln Sie doch mal!
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation