Kennen Sie das? Sie notieren einige Punkte aus dem soeben geführten Telefonat, da ruft Ihnen ein Kollege eine kurze Info zu. Schnell ein Post-it genommen, notiert und erst einmal auf den Schreibtisch geklebt. Dann fällt Ihnen ein, dass Sie noch einen Kunden zurückrufen wollten, der aber erst in einer halben Stunde erreichbar ist. Wie aus heiterem Himmel haben Sie eine Idee für den neuen Flyer.
„Das mache ich morgen“, denken Sie, „bis dahin merke ich mir das.“ Schnell schreiben Sie stattdessen das Stichwort „Formel in der Exceltabelle überprüfen“ auf einen Zettel. Das hatten Sie eigentlich gestern erledigen wollen. Allmählich wird es ganz schön unübersichtlich – auf Ihrem Schreibtisch und wahrscheinlich auch in Ihrem Kopf.
Ein Superbuch für Notizen, Ideen und Informationen
Wer meint, sich alles im Kopf merken zu können, stößt irgendwann an seine Grenzen. Und selbst wenn Sie das Supergehirn mit trainiertem Gedächtnis sind: Was passiert mit Ihrem Arbeitsplatz, wenn durch einen plötzlichen Ausfall Ihre Aufgaben von jemand anderem übernommen werden müssen? Wenn alles in Ihrem Kopf ist, hat eine Vertretung keine Chance! Zudem überschätzen die meisten Menschen ihre Fähigkeit, sich Dinge merken zu können.
Oft wird dann ein wilder Mix aus Post-its, Zetteln und elektronischem System gestartet. Das Resultat ist Unübersichtlichkeit, und wichtige Dinge werden vergessen. Zudem erhöht sich der Stress, weil man sich unstrukturiert an unerledigte Dinge erinnert und es ein vages Gefühl „da ist noch was zu erledigen“ gibt. Das muss nicht sein! Ein sogenanntes Superbuch schafft hier Abhilfe.
Wie führen Sie Ihr Superbuch?
Grundsätzlich können Sie Ihr Superbuch führen, wie Sie mögen. Ihr Superbuch muss keinen Schönheitswettbewerb gewinnen. Sie müssen damit arbeiten können. Experimentieren Sie ruhig damit herum. Besorgen Sie sich ein Ringbuch oder eine Kladde im gewünschten Format. Das übliche Büroformat ist DIN A4. Wenn Sie viel unterwegs sind, kann DIN A5 passender für Sie sein. Das sind meine Tipps, wie Sie das Superbuch führen können:
- Es gibt nur eine Stelle, an der Sie in Zukunft etwas notieren: das Superbuch.
- Das Superbuch hat einen festen Platz.
- Halten Sie alle Ideen, Informationen, Besprechungsmitschriften, Aufgaben, Kontakte, Aussagen etc. schriftlich fest.
- Notieren Sie das Tagesdatum und schreiben Sie darunter alle Einträge auf, wie Sie auftauchen.
- Verwenden Sie, wenn Sie mögen, Farben, Textmarker oder Kürzel (A = Aufgaben, T = telefonieren, M = mailen, B = Besprechung etc.).
- Streichen Sie Erledigtes durch.
- Prüfen Sie zum Tagesabschluss Ihre Eintragungen.
- Übertragen Sie Aufgaben mit einem späteren Termin in beispielsweise Outlook und schreiben Sie z. B. ein „S“ für Superbuch dahinter. Dann wissen Sie, wo die Ursprungsnotiz ist.
- Übertragen Sie je nach Aufkommen nach zwei bis drei Tagen unerledigte Einträge in den aktuellen Tag. Streichen Sie die kompletten veralteten Tage dann mit einem diagonalen Strich durch.
Jetzt sind Sie dran – 3 Zusatztipps für das Superbuch
- Tipp 1: Um sich vor Verlust zu schützen: Kleben Sie auf die erste Seite Ihre Visitenkarte ein und schreiben Sie dazu, dass Sie dem Finder bei Rücksendung des Superbuches an Sie alle Auslagen erstatten. Und selbst wenn es nur im internen Besprechungsraum liegen bleibt, muss niemand raten, wem der Block gehört.
- Tipp 2: Es kann statt der einfachen Kladde auch ein aufwendiges, schön gearbeitetes Buch sein. Von quietschvergnügt über fröhlich bis seriös gibt es unterschiedliche Ausstattungen und Materialien für jeden Geschmack.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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