Kennen Sie das? Aus Ihrer Sicht sind mit dem Geschäftspartner alle wesentlichen Punkte besprochen. Ihr Telefonzettel ist abgehakt und Sie haben schon dreimal Anlauf zur Verabschiedung genommen. Doch Ihrem Telefonpartner fallen immer noch einige Punkte ein – das meiste davon ist belanglos. Was können Sie tun? Wie sagt man höflich „ich habe keine Zeit mehr“? Dazu habe ich Ihnen in meiner Artikelserie sechs Tipps für den Ein- und Ausstieg bei Telefongesprächen zusammengestellt. Die ersten beiden Tipps mit Beispielformulierungen folgen jetzt.
Nennen Sie zu Beginn den Zeitrahmen
Wundern Sie sich nicht, wenn Ihr Telefonpartner lang und breit plaudert. Denn Sie haben keine Grenze gezogen. Mit Grenze meine ich, dass Sie kein Zeitfenster genannt haben. Und das machen Sie bitte im Bedarfsfall sofort nach dem Gesprächseinstieg. Mittendrin und am Ende der Hinweis „Ich habe eigentlich nur fünf Minuten/Ich wollte nur ganz kurz mit Ihnen besprechen …“ ist unangenehm für den anderen. Berücksichtigen Sie dies nicht nur bei Telefonaten im Büro, sondern auch bei privaten Gesprächen.
Vorschlag für die Formulierung:
„Herr Beckmann, ich möchte mit Ihnen kurz die nächste Woche durchgehen. Schaffen wir das in zehn Minuten?“ oder „Frau Kaiser, um 10:00 habe ich eine Besprechung. Vorher würde ich mit Ihnen gern noch die Details für den Termin durchsprechen. Meinen Sie, das kriegen wir hin?“
Was bringt Ihnen dieses Vorgehen?
Zum einen haben Sie gleich zu Beginn eine für den anderen wesentliche Information gegeben. Und bei dieser Art der Formulierung tragen beide die Verantwortung dafür, dass das Telefonat im Zeitrahmen bleibt. Das erreichen Sie durch das Wörtchen „wir“ in Ihrer Formulierung. Aber Achtung: Wenn die Antwort lautet „das ist ein bisschen knapp“, dann sollten Sie diesen Hinweis auf jeden Fall berücksichtigen. Verabschieden Sie sich von der „schnellen Nummer“. Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, bei dem Sie ausreichend Zeit einplanen.
So nutzen Sie die Kraft des Namens
Beginnen Sie sofort, den anderen mit dem Namen anzusprechen. Menschen hören gern ihren eigenen Namen und werden dann zumeist aufmerksam. Wenn Sie das kontinuierlich, aber nicht übertrieben anwenden, „trainieren“ Sie Ihren Gesprächspartner, auf Sie zu reagieren. Wenn Sie dabei das gemeinsame Ziel im Blick haben, werden Sie nicht in Versuchung kommen, den anderen mit dieser „Technik“ zu manipulieren.
Wollen Sie wissen, wie Sie das Gespräch höflich beenden können? Im zweiten Teil „So beenden Sie Telefonate elegant“ lesen Sie weitere Anregungen.
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