Viele Chefsekretärinnen und Assistentinnen werden von ihrem Chef beauftragt, ihre eigene Stellenbeschreibung oder die Stellenbeschreibungen von weiteren Kolleginnen im Team zu erstellen. Lesen Sie, was Sie bei Stellenbeschreibungen beachten müssen und wie Sie sie am besten formulieren.
Stellenbeschreibungen formulieren Folgende Elemente müssen Stellenbeschreibungen grundsätzlich enthalten:
1. die Bezeichnung der beschriebenen Stellenbeschreibung 2. die Abteilung, der die Stelle zugeordnet ist 3. die Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten 4. die Stellenbeschreibungen der direkt unterstellten Mitarbeiter (soweit vorhanden) 5. die Vertretungsregelung
Konkrete Namen in der StellenbeschreibungAuch den Namen der Stelleninhaber sollten Sie in die Stellenbeschreibungen mit aufnehmen, damit die Stelleninhaber sich stärker mit der Stellenbeschreibung identifizieren. Die Namen der über- und unterstellten Mitarbeiter müssen Sie nicht unbedingt nennen.
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Praxis-Tipp zur "Stellenbeschreibung" Beziehen Sie die Stelleninhaber unbedingt mit ein, wenn Sie eine Stellenbeschreibung für eine andere Person erstellen. Zum einen kann Ihnen der Mitarbeiter wichtige Informationen dazu geben, wie die Stellenbeschreibung formuliert werden muss, damit die Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern noch besser organisiert werden kann. Zum anderen ist die Beteiligung des Mitarbeiters eine Grundvoraussetzung dafür, die Arbeitsstelle motiviert auszufüllen. Natürlich müssen Sie die Stellenbeschreibungen auch mit Ihrem Chef abstimmen.
Halten Sie Stellenbeschreibungen flexibel Wichtig: Halten Sie die Stellenbeschreibungen flexibel. Nehmen Sie in jede Stellenbeschreibung einen Hinweis auf, der Ihrem Chef und den betreffenden Mitarbeitern eine Änderung oder Erweiterung der Aufgaben ermöglicht, z. B. "Änderungen vorbehalten" oder "... und andere dem Stellenzweck dienliche Tätigkeiten". Sonst riskieren Sie, dass Ihr Chef bei jeder Veränderung der Stellenbeschreibung eine Änderungskündigung aussprechen muss.
Grundsatz zur Stellenbeschreibung Verfassen Sie die Stellenbeschreibung hinsichtlich Inhalt und Layout so, dass sie jederzeit auch von Stellvertretern, Personalberatern oder interessierten Bewerbern gelesen werden können - also weder Fachchinesisch noch unternehmensinterne Abkürzungen verwenden!
